Điều khoản nội quy trái Bộ luật Lao động không có hiệu lực, kể cả khi nội quy đã được đăng ký. Những quy định hay gặp như phạt tiền khi đi muộn, trừ lương khi làm hỏng việc ngoài cơ chế bồi thường, giữ bản chính văn bằng, buộc đặt cọc khi nhận việc đều thuộc nhóm luật cấm. Phần trái luật bị gạt bỏ; phần còn lại của nội quy vẫn áp dụng bình thường.
Nhiều người lao động nghĩ nội quy là "luật của công ty", ký vào là phải chịu. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thì tin rằng đã đăng ký với cơ quan lao động thì nội dung nào cũng hợp lệ. Cả hai cách hiểu đều sai ở cùng một chỗ: nội quy chỉ có giá trị trong khuôn khổ luật cho phép. Bài này liệt kê những điều khoản hay bị đưa vào nội quy dù luật cấm, giải thích hệ quả và cách mỗi bên xử lý.
Nội quy đã đăng ký vẫn có thể chứa điều trái luật
Việc đăng ký nội quy giúp cơ quan quản lý lao động nắm được văn bản và có cơ hội phát hiện sai sót. Theo Bộ luật Lao động 2019, khi thấy nội quy có quy định trái pháp luật, cơ quan này thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại. Nhưng không có quy trình nào bảo đảm mọi điều sai đều được phát hiện. Một nội quy dài vài chục trang, với nhiều phụ lục, hoàn toàn có thể lọt qua với một vài dòng trái luật.
Vì thế, "đã đăng ký" chỉ có nghĩa là thủ tục đã hoàn thành, không phải mọi câu chữ đã được bảo chứng. Khi tranh chấp xảy ra, hoà giải viên, thanh tra lao động hay toà án đều xem xét nội dung cụ thể của điều khoản bị viện dẫn, chứ không dừng ở giấy biên nhận đăng ký.
Điều ngược lại cũng đúng: một điều khoản trái luật không kéo cả bản nội quy thành vô hiệu. Doanh nghiệp vẫn có thể kỷ luật đúng theo các điều hợp lệ khác. Đây là điểm cân bằng quan trọng, vì nếu một lỗi nhỏ làm mất toàn bộ nội quy, trật tự lao động ở doanh nghiệp sẽ bị phá vỡ.
Nói ngắn gọn, khi xem một điều trong nội quy, câu hỏi đúng không phải "nội quy đã đăng ký chưa" mà là "điều này có nằm trong phạm vi luật cho phép nội quy quy định không".
Những điều khoản hay gặp mà luật không cho phép
Bảng dưới gom các quy định thường thấy trong nội quy của xưởng, cửa hàng, văn phòng nhỏ. Cột giữa nêu lý do ở mức nguyên tắc của Bộ luật Lao động 2019.
| Điều khoản trong nội quy | Vì sao không có hiệu lực | Hệ quả thường gặp |
|---|---|---|
| Đi muộn bị phạt một khoản tiền mỗi lần | Luật cấm phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật | Tiền đã thu phải hoàn trả |
| Làm hỏng hàng thì trừ toàn bộ giá trị vào lương tháng | Bồi thường có trình tự riêng, khấu trừ hằng tháng bị giới hạn | Phần trừ vượt giới hạn phải trả lại |
| Nộp bản chính văn bằng, căn cước cho công ty giữ | Luật cấm giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ | Người lao động có quyền đòi lại ngay |
| Đặt cọc một khoản tiền khi nhận việc | Luật cấm buộc người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền, tài sản | Khoản cọc phải hoàn lại |
| Không được kết hôn, mang thai trong một số năm đầu | Trái nguyên tắc không phân biệt đối xử và các bảo vệ dành cho lao động nữ | Không ràng buộc, không được dùng để kỷ luật |
| Nghỉ việc trước hạn bị mất lương tháng cuối | Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng theo luật, tiền lương đã làm phải trả | Phải thanh toán đủ phần đã làm |
| Một lỗi vừa khiển trách vừa kéo dài nâng lương | Luật không cho áp nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi | Chỉ giữ một hình thức |
Mỗi dòng đều có thể có biến thể tinh vi hơn, ví dụ gọi khoản phạt là "khoản trừ thi đua" hay gọi khoản cọc là "tiền giữ đồng phục". Tên gọi không làm thay đổi bản chất: điều luật cấm vẫn áp dụng.
Phạt tiền, trừ lương và bồi thường thiệt hại: đường ranh nằm ở đâu
Bộ luật Lao động 2019 cho phép bốn hình thức kỷ luật: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức và sa thải. Phạt tiền không nằm trong danh sách đó, và luật cấm rõ việc phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật. Một doanh nghiệp muốn kỷ luật người đi muộn nhiều lần phải dùng một trong bốn hình thức trên, theo đúng trình tự, chứ không thể trừ một khoản cố định vào lương.
Bồi thường thiệt hại là cơ chế khác. Khi người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản, họ có thể phải bồi thường theo mức độ lỗi và thiệt hại thực tế. Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại loại này, và mức khấu trừ hằng tháng không được vượt quá 30% tiền lương thực trả sau khi đã trích nộp bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân.
Điểm phân biệt thực tế: phạt là khoản cố định đặt trước, không cần chứng minh thiệt hại; bồi thường phải xuất phát từ một thiệt hại có thật, được xem xét, có biên bản và quyết định. Một quy định kiểu "làm vỡ ly bị trừ gấp đôi giá ly" thực chất có phần phạt nằm trong đó.
Cũng cần tách khỏi khoản thưởng chuyên cần. Doanh nghiệp được quyền đặt điều kiện cho khoản thưởng, ví dụ đi làm đủ ngày thì có thưởng. Không đạt điều kiện thì không có thưởng, đó không phải phạt. Ranh giới bị vượt khi khoản bị "cắt" thực chất là một phần tiền lương đã thoả thuận trong hợp đồng.
Giữ giấy tờ, đặt cọc, cam kết làm đủ năm: ba kiểu ràng buộc hay gặp
Giữ bản chính giấy tờ. Nhiều xưởng giữ căn cước, bằng tốt nghiệp của công nhân để "giữ chân" hoặc đề phòng mất tài sản. Bộ luật Lao động cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Doanh nghiệp chỉ nên giữ bản sao cần thiết cho hồ sơ.
Đặt cọc bằng tiền hoặc tài sản. Khoản cọc cho đồng phục, thẻ ra vào, dụng cụ cá nhân thường được đưa vào nội quy. Luật cấm yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động. Mất dụng cụ thì xử lý theo cơ chế bồi thường, không theo khoản cọc định sẵn.
Cam kết làm đủ thời gian, nghỉ sớm thì bồi thường. Nội quy không thể tước quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà luật trao cho người lao động khi báo trước đúng quy định. Riêng trường hợp người lao động được doanh nghiệp đào tạo bằng chi phí của doanh nghiệp, luật cho phép thoả thuận hoàn trả chi phí đào tạo trong hợp đồng đào tạo, với điều kiện cụ thể.
Khám người, khám đồ. Kiểm tra đồ mang ra khỏi xưởng có thể là biện pháp hợp lý để bảo vệ tài sản, nhưng không được xâm phạm danh dự, nhân phẩm. Một quy định khám người theo cách gây xúc phạm có thể bị coi là trái luật dù được ghi trong nội quy.
Phần trái luật bị gạt bỏ, phần còn lại của nội quy thì sao
Pháp luật dân sự và lao động đều đi theo nguyên tắc vô hiệu từng phần: điều khoản trái luật không được áp dụng, nhưng không kéo theo các điều khoản khác nếu chúng tách được. Một bản nội quy có điều phạt tiền đi muộn vẫn có thể có điều về an toàn, về bảo mật thông tin hoàn toàn hợp lệ.
Với quyết định kỷ luật đã ban hành, câu hỏi là quyết định đó dựa vào điều nào. Nếu căn cứ là điều trái luật, quyết định không đứng vững. Nếu căn cứ là điều hợp lệ, việc nội quy có một điều khác trái luật không làm quyết định này sai. Đây là lý do khi phản đối một quyết định kỷ luật, người lao động cần chỉ ra chính xác điều khoản bị viện dẫn có vấn đề gì.
Với tiền đã thu, đã trừ theo điều khoản trái luật, nguyên tắc chung là phải hoàn trả. Doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi phạt tiền, giữ giấy tờ, thu tiền cọc; mức phạt cụ thể cần tra theo nghị định xử phạt đang có hiệu lực.
Về phía doanh nghiệp, khi phát hiện điều trái luật trong nội quy của mình, cách xử lý tốt nhất là dừng áp dụng ngay bằng thông báo nội bộ, hoàn trả các khoản đã thu, rồi sửa nội quy theo đúng trình tự. Việc chủ động sửa thường được nhìn nhận tích cực hơn nhiều so với để tới khi bị thanh tra phát hiện.
Đã bị trừ tiền, bị kỷ luật theo điều trái luật: đi từng bước
Nếu bạn là người lao động đã bị trừ lương, bị giữ giấy tờ hoặc bị kỷ luật theo một điều khoản như trên, có thể đi theo trình tự từ nhẹ tới nặng:
- Thu thập chứng cứ: bảng lương có ghi khoản trừ, biên bản, quyết định kỷ luật, bản nội quy, tin nhắn thông báo.
- Trao đổi trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc người quản lý, nêu rõ điều khoản nào và vì sao bạn cho rằng không có hiệu lực.
- Nhờ tổ chức đại diện người lao động tại doanh nghiệp, nếu có, đứng ra đối thoại.
- Gửi khiếu nại bằng văn bản tới người sử dụng lao động, giữ bản sao có xác nhận đã nhận.
- Nếu không được giải quyết, yêu cầu hoà giải viên lao động hoặc gửi phản ánh tới cơ quan thanh tra lao động nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Với tranh chấp lớn, như bị sa thải, cân nhắc khởi kiện tại toà án; thời hạn yêu cầu giải quyết có giới hạn nên đừng để quá lâu.
Khi số tiền lớn hoặc liên quan tới sa thải, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được xem hồ sơ cụ thể trước khi chọn con đường. Người làm nghề sẽ giúp đánh giá chứng cứ và tính toán thời hạn, những chỗ một bài viết chung không làm thay được.
Doanh nghiệp tự rà nội quy: những câu hỏi nên đặt ra
Với chủ doanh nghiệp, kế toán kiêm nhân sự, buổi rà soát định kỳ nên trả lời được các câu sau cho từng điều khoản có chế tài:
- Hình thức xử lý có nằm trong bốn hình thức kỷ luật luật cho phép không, hay là một khoản tiền.
- Có khoản nào thu tiền, giữ tài sản, giữ giấy tờ của người lao động không.
- Điều kiện của các khoản thưởng có thực chất là cắt một phần lương đã thoả thuận không.
- Có điều nào phân biệt theo giới tính, tình trạng hôn nhân, mang thai, nuôi con nhỏ không.
- Có điều nào hạn chế quyền nghỉ việc, quyền tham gia tổ chức đại diện người lao động không.
- Có điều nào áp nhiều hình thức kỷ luật cùng lúc cho một hành vi không.
- Các quy định về kiểm tra đồ, giám sát có tôn trọng danh dự, nhân phẩm và quy định về dữ liệu cá nhân không.
Một nội quy ngắn, đúng luật, được áp dụng nhất quán có sức răn đe hơn một nội quy dài đầy chế tài mà phần lớn không đứng vững khi bị khiếu nại.
Câu hỏi thường gặp
Công ty ghi trong nội quy là phạt tiền nhưng có sự đồng ý của người lao động thì có hợp lệ không?
Không. Việc cấm phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật là quy định bắt buộc của Bộ luật Lao động, các bên không thể thoả thuận khác. Chữ ký đồng ý của người lao động không làm điều khoản trở nên hợp lệ.
Trừ lương những ngày nghỉ không phép có phải là phạt tiền không?
Không trả lương cho thời gian thực tế không làm việc khác với phạt tiền. Doanh nghiệp không phải trả lương cho ngày người lao động tự ý nghỉ. Nhưng trừ thêm một khoản ngoài lương của chính những ngày đó, như trừ gấp đôi, thì là phạt.
Nghỉ việc rồi mà công ty chưa trả bằng gốc thì làm thế nào?
Yêu cầu trả bằng văn bản, nêu rõ loại giấy tờ, ngày nộp. Nếu công ty không trả, bạn có thể phản ánh tới cơ quan thanh tra lao động. Việc giữ bản chính văn bằng là hành vi bị cấm, không phụ thuộc bạn còn làm việc hay đã nghỉ.
Làm mất dụng cụ công ty giao có phải bồi thường toàn bộ không?
Mức bồi thường phụ thuộc mức độ lỗi, thiệt hại thực tế, hoàn cảnh và quy định trong nội quy, hợp đồng. Bộ luật Lao động có cơ chế riêng cho bồi thường do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản. Khoản khấu trừ vào lương hằng tháng vẫn bị giới hạn.
Nếu cơ quan lao động đã nhận đăng ký nội quy mà không yêu cầu sửa thì doanh nghiệp có được miễn trách nhiệm không?
Không. Trách nhiệm tuân thủ luật thuộc về người ban hành nội quy. Việc cơ quan nhận hồ sơ mà không phát hiện sai sót không biến điều khoản trái luật thành hợp lệ, cũng không loại trừ việc bị xử lý khi có kiểm tra.
Người lao động đã đồng ý nộp tiền cọc từ đầu thì sau này có đòi lại được không?
Có. Yêu cầu đặt cọc bằng tiền cho việc thực hiện hợp đồng lao động thuộc nhóm hành vi bị cấm, sự đồng ý ban đầu không làm thay đổi điều đó. Giữ biên nhận hoặc chứng từ chuyển tiền để làm căn cứ.