Thang lương, bảng lương và quy chế trả lương do người sử dụng lao động xây dựng, phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, và phải công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không còn phải gửi thang bảng lương cho cơ quan quản lý lao động như trước. Ngày áp dụng do doanh nghiệp quyết định, nhưng không được sớm hơn ngày công bố.
Câu hỏi thực tế ít khi là "quy chế lương có hiệu lực không" mà là "áp cho ai, từ tháng nào, ai bị thiệt": người đang có mức lương cao hơn bậc mới, người vừa ký hợp đồng tháng trước, người sắp được nâng bậc theo quy chế cũ. Bài này giải thích thời điểm hiệu lực, giới hạn của quy chế so với hợp đồng, và cách chuyển xếp người đang làm cho gọn.
Thang bảng lương và quy chế lương là văn bản gì
Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thoả thuận mức lương trong hợp đồng và trả lương. Thang bảng lương là khung: các ngạch, bậc, mức lương tương ứng với từng vị trí, từng trình độ.
Quy chế lương, hay quy chế trả lương, không phải tên gọi bắt buộc trong luật, nhưng là văn bản nội bộ phổ biến. Nó mô tả cách xếp người vào bậc, điều kiện nâng bậc, hình thức trả lương, các khoản phụ cấp, kỳ trả lương, cách tính lương khi nghỉ, làm thêm. Nhiều doanh nghiệp gộp thang bảng lương làm phụ lục của quy chế lương.
Hai văn bản này đứng giữa luật và hợp đồng. Chúng không được thấp hơn luật, ví dụ mức thấp nhất không được dưới lương tối thiểu vùng, và không được thấp hơn thoả ước lao động tập thể nếu có. Đồng thời chúng là căn cứ để doanh nghiệp thoả thuận mức lương với từng người trong hợp đồng.
Một điểm cần nhớ: thang bảng lương còn liên quan tới việc xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, vốn tính theo tiền lương ghi trong hợp đồng. Thay đổi thang bảng lương vì vậy thường kéo theo việc rà lại mức đóng bảo hiểm, phần việc nên phối hợp với kế toán ngay từ đầu.
Có hiệu lực khi nào: ba điều kiện thực tế
Điều kiện thứ nhất là tham khảo ý kiến. Khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có. Tham khảo không có nghĩa phải được đồng ý, nhưng phải thực hiện và nên có biên bản.
Điều kiện thứ hai là công bố. Luật yêu cầu thang bảng lương, định mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Một quy chế lương chỉ nằm trong máy của phòng kế toán, chưa được thông báo cho người lao động, rất khó coi là đã bắt đầu áp dụng hợp lệ.
Điều kiện thứ ba là ngày áp dụng ghi trong quyết định ban hành. Doanh nghiệp tự chọn ngày, thường trùng đầu một kỳ lương để kế toán tính gọn. Không nên chọn ngày áp dụng trước ngày công bố, nhất là khi quy chế mới có điểm bất lợi cho một nhóm người.
Về thủ tục với cơ quan nhà nước: trước đây, theo bộ luật cũ, doanh nghiệp phải gửi thang bảng lương cho cơ quan quản lý lao động cấp huyện. Từ khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực ngày 1/1/2021, nghĩa vụ gửi này không còn. Doanh nghiệp tự xây dựng, tự công bố và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của văn bản; khi có kiểm tra, thanh tra lao động sẽ xem văn bản này.
Từng loại thay đổi trong quy chế lương áp cho người đang làm thế nào
Thay đổi quy chế lương ảnh hưởng tới người đang làm theo những cách rất khác nhau. Bảng dưới phân loại các thay đổi hay gặp.
| Thay đổi | Áp cho người đang làm | Cần làm thêm |
|---|---|---|
| Tăng mức lương các bậc | Áp được ngay từ ngày áp dụng | Ký phụ lục hoặc thông báo mức mới cho từng người |
| Giảm mức lương các bậc | Không áp được với mức đã thoả thuận trong hợp đồng | Chỉ áp cho hợp đồng mới, hoặc thoả thuận với từng người |
| Thêm phụ cấp mới | Áp cho người đủ điều kiện từ ngày áp dụng | Rà ảnh hưởng tới mức đóng bảo hiểm |
| Bỏ một phụ cấp đã ghi trong hợp đồng | Không tự áp được | Thoả thuận sửa hợp đồng |
| Đổi điều kiện nâng bậc | Áp cho kỳ xét nâng bậc sau ngày áp dụng | Cân nhắc giữ điều kiện cũ cho người đã gần đủ |
| Đổi hình thức trả lương, ví dụ từ thời gian sang sản phẩm | Cần thoả thuận nếu hợp đồng đã ghi hình thức | Phụ lục hợp đồng, giải thích cách tính |
Nhìn chung, quy chế mới có lợi hơn thì áp được ngay; quy chế mới bất lợi hơn chỉ áp được với người chưa có thoả thuận khác hoặc khi họ đồng ý.
Không dùng quy chế mới để giảm lương đã thoả thuận
Tiền lương là nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động. Mức lương đã ghi trong hợp đồng, hoặc trong phụ lục đã ký, là thoả thuận hai bên, doanh nghiệp không thể đơn phương hạ xuống bằng cách ban hành thang bảng lương mới thấp hơn. Muốn thay đổi, phải theo trình tự sửa đổi hợp đồng: bên đề nghị báo trước cho bên kia ít nhất 3 ngày làm việc, hai bên thoả thuận; không thoả thuận được thì tiếp tục thực hiện hợp đồng đã giao kết.
Có những trường hợp doanh nghiệp được tạm thời bố trí người lao động làm công việc khác so với hợp đồng vì lý do luật cho phép, với giới hạn về thời gian và mức lương của công việc mới. Đây là cơ chế riêng, có điều kiện chặt, không phải cách hợp thức hoá việc giảm lương hàng loạt.
Khi doanh nghiệp khó khăn thật sự, con đường đúng là đối thoại, thoả thuận với từng người hoặc với tập thể, có thể kèm cam kết thời hạn và điều kiện khôi phục. Quy chế lương mới có thể áp mức thấp hơn cho người được tuyển sau ngày áp dụng, miễn không thấp hơn luật và thoả ước.
Ví dụ giả định: một công ty phần mềm ở Đà Nẵng ban hành bảng lương mới với bậc khởi điểm thấp hơn bảng cũ. Lập trình viên đã ký hợp đồng theo bảng cũ giữ nguyên mức lương; người mới vào sau ngày áp dụng ký theo bảng mới. Việc hai người cùng vị trí có mức khác nhau là hệ quả hợp pháp, nhưng doanh nghiệp nên có lộ trình để chênh lệch không kéo dài quá lâu.
Lương tối thiểu vùng tăng: thang bảng lương cũ có tự hết hiệu lực không
Mỗi lần Chính phủ điều chỉnh lương tối thiểu vùng bằng nghị định, nhiều doanh nghiệp hỏi có phải ban hành lại toàn bộ thang bảng lương. Câu trả lời: thang bảng lương cũ không tự mất hiệu lực, nhưng bậc nào thấp hơn mức tối thiểu mới thì phần đó không còn áp dụng được. Từ ngày nghị định mới có hiệu lực, mức lương trả cho người làm đủ thời giờ làm việc bình thường và hoàn thành định mức không được thấp hơn mức tối thiểu vùng mới.
Về kỹ thuật, doanh nghiệp có thể chỉ điều chỉnh các bậc bị "chạm sàn", hoặc điều chỉnh cả thang để giữ khoảng cách giữa các bậc. Luật hiện hành không buộc tăng mọi bậc theo cùng tỷ lệ; đây là quyết định quản trị, cần cân nhắc với thoả ước nếu có và với chính sách giữ người.
Cần lưu ý địa bàn áp dụng lương tối thiểu vùng. Sau sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, danh mục địa bàn theo vùng được xác định lại theo đơn vị hành chính mới. Doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều nơi nên kiểm từng địa bàn, vì một xã, phường sau sáp nhập có thể thuộc vùng khác với trước.
Khi điều chỉnh, quy trình vẫn như ban hành mới: tham khảo ý kiến tổ chức đại diện nếu có, công bố trước khi thực hiện, cập nhật phụ lục hợp đồng và mức đóng bảo hiểm.
Chuyển xếp người đang làm sang thang lương mới
Phần dễ sai nhất khi đổi thang bảng lương là chuyển xếp. Trình tự dưới đây giúp tránh việc ai đó bị giảm lương ngoài ý muốn:
- Lập danh sách toàn bộ người đang làm, mức lương hiện tại, bậc hiện tại, ngày nâng bậc gần nhất.
- Xác định nguyên tắc chuyển xếp: vào bậc có mức bằng hoặc gần nhất cao hơn mức hiện tại, không xếp thấp hơn.
- Với người có mức hiện tại cao hơn bậc cao nhất của ngạch mới, ghi rõ cách giữ mức, ví dụ hưởng chênh lệch bảo lưu.
- Quyết định cách tính thời gian giữ bậc cũ vào thời gian xét nâng bậc mới, để không ai mất phần thâm niên đã tích luỹ.
- Gửi thông báo cá nhân cho từng người về bậc mới, mức mới, ngày áp dụng, kèm phụ lục hợp đồng để ký.
- Cập nhật mức đóng bảo hiểm xã hội, bảng lương kỳ đầu tiên áp dụng và kiểm lại từng dòng trước khi chi trả.
Một bảng chuyển xếp minh bạch, có chữ ký của người lao động, là bằng chứng tốt nhất khi có thắc mắc sau này. Nó cũng giúp kế toán không phải trả lời từng câu hỏi lặp lại trong nhiều tháng.
Những lỗi hay gặp khi đưa quy chế lương mới vào áp dụng
Khi rà hồ sơ tiền lương của doanh nghiệp vừa và nhỏ, có vài lỗi lặp lại khiến quy chế mới không đứng vững khi bị thắc mắc:
- Quyết định ban hành không ghi ngày áp dụng, kế toán tự hiểu là áp từ tháng ký, trong khi người lao động chỉ được biết vài tháng sau.
- Bỏ qua bước tham khảo ý kiến ở doanh nghiệp đã có công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện người lao động.
- Chỉ gửi quy chế cho trưởng bộ phận, không công bố tại nơi làm việc, không có cách để người lao động tự đọc.
- Ghi trong quy chế những khoản "trừ lương" khi vi phạm, thực chất là phạt tiền mà luật cấm.
- Dùng một bảng lương chung cho nhiều địa bàn mà quên kiểm lương tối thiểu vùng của từng nơi sau sắp xếp địa giới.
- Không ký phụ lục hợp đồng sau khi chuyển xếp, khiến mức lương trên hợp đồng và trên bảng lương lệch nhau, kéo theo lệch mức đóng bảo hiểm.
- Giữ nhiều phiên bản quy chế trong cùng một thư mục mà không ghi phiên bản nào đang hiệu lực.
Mỗi lỗi trên đều sửa được nhanh nếu phát hiện sớm. Để lâu, chúng biến thành khoản truy trả, truy đóng bảo hiểm và những cuộc tranh luận không cần thiết với người lao động.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ vài người có bắt buộc phải có thang bảng lương không?
Bộ luật Lao động 2019 đặt nghĩa vụ xây dựng thang lương, bảng lương cho người sử dụng lao động mà không phân biệt quy mô ở mức nguyên tắc. Với doanh nghiệp nhỏ, văn bản có thể rất gọn, nhưng nên có để làm căn cứ ký hợp đồng và đóng bảo hiểm.
Quy chế lương có cần chữ ký của người lao động mới có hiệu lực không?
Không. Quy chế lương do người sử dụng lao động ban hành sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện nếu có và công bố công khai. Chữ ký của người lao động cần ở phụ lục hợp đồng khi mức lương của từng người thay đổi.
Quy chế lương mới áp dụng từ đầu năm nhưng tháng 3 mới công bố thì có truy lĩnh không?
Nếu quy chế mới có lợi hơn và doanh nghiệp quyết định áp từ đầu năm, người lao động được truy lĩnh phần chênh lệch. Nếu quy chế mới bất lợi hơn, việc áp cho giai đoạn trước ngày công bố rất khó đứng vững.
Người lao động không đồng ý chuyển xếp lương thì sao?
Nếu việc chuyển xếp làm giảm mức lương hoặc quyền lợi đã thoả thuận, doanh nghiệp không thể áp nếu người lao động không đồng ý; hợp đồng cũ tiếp tục được thực hiện. Nếu chuyển xếp không làm giảm quyền lợi, nên giải thích rõ và lập biên bản trao đổi.
Thang bảng lương có phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội không?
Không có nghĩa vụ nộp thang bảng lương chỉ vì đã ban hành. Tuy vậy, khi kê khai, điều chỉnh mức đóng bảo hiểm, cơ quan bảo hiểm có thể đối chiếu với hợp đồng và văn bản về tiền lương. Nên lưu giữ đầy đủ để giải trình khi được yêu cầu.
Chi nhánh ở tỉnh khác có dùng chung thang bảng lương với trụ sở được không?
Được, nếu mọi mức không thấp hơn lương tối thiểu của vùng nơi chi nhánh hoạt động. Nhiều doanh nghiệp dùng chung khung nhưng thêm phụ cấp khu vực hoặc điều chỉnh bậc thấp nhất theo từng địa bàn.