Quy chế nội bộ không ràng buộc mọi người bước vào công ty theo cùng một cách. Nội quy lao động ràng buộc người làm việc theo hợp đồng lao động; người thử việc, lao động thuê lại bị ràng buộc theo cơ chế riêng; cộng tác viên, nhà thầu, khách hàng chỉ bị ràng buộc khi hợp đồng của họ dẫn chiếu tới quy chế, hoặc trong phạm vi quy định an toàn, ra vào mà chủ cơ sở được quyền đặt ra.
Doanh nghiệp càng lớn, quanh nó càng nhiều kiểu quan hệ: người đang thử việc, cộng tác viên bán hàng, nhân viên của công ty cung ứng lao động, thợ của nhà thầu sửa chữa, đối tác đến làm việc. Khi một trong số họ vi phạm, câu hỏi đầu tiên là quy chế nào áp dụng và ai được xử lý. Bài này đi qua từng nhóm, kèm một câu hỏi rất đời thường: quy định chỉ gửi qua email hay nhóm chat có giá trị đến đâu.
Nguyên tắc chung: quy chế ràng buộc theo loại quan hệ
Một văn bản nội bộ có sức ràng buộc vì nó dựa trên một quan hệ pháp lý. Với người lao động, đó là hợp đồng lao động và quyền quản lý, điều hành mà Bộ luật Lao động trao cho người sử dụng lao động. Với cộng tác viên, nhà cung cấp, đó là hợp đồng dân sự, thương mại. Với khách ra vào, đó là quyền của chủ sở hữu, người quản lý cơ sở đối với tài sản và an toàn tại nơi đó.
Vì thế, cùng một bản "quy chế công ty" có thể ràng buộc người lao động trực tiếp, nhưng chỉ ràng buộc cộng tác viên nếu hợp đồng cộng tác có điều khoản dẫn chiếu, và với khách thì chỉ ở phần liên quan đến an toàn, ra vào. Không thể dùng nội quy lao động để kỷ luật một người không có hợp đồng lao động với doanh nghiệp.
Nguyên tắc thứ hai là tên gọi hợp đồng không quyết định bản chất. Bộ luật Lao động 2019 coi một thoả thuận, dù đặt tên khác, là hợp đồng lao động nếu có nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên. Một "cộng tác viên" làm đủ giờ hành chính, chịu chấm công, nhận lương hằng tháng có thể là người lao động trên thực tế.
Nguyên tắc thứ ba là văn bản phải được người bị ràng buộc biết. Quy chế không được thông báo, không được dẫn chiếu, khó viện dẫn với bất kỳ ai.
Mỗi nhóm bị ràng buộc bởi gì
Bảng dưới tóm tắt các nhóm người thường gặp trong doanh nghiệp và cơ sở để áp các văn bản nội bộ cho từng nhóm.
| Nhóm | Nội quy lao động | Quy chế khác và cách ràng buộc |
|---|---|---|
| Người lao động có hợp đồng lao động | Ràng buộc trực tiếp khi nội quy có hiệu lực và đã thông báo | Quy chế lương, thưởng, bảo mật theo trình tự ban hành, công bố |
| Người đang thử việc | Áp theo thoả thuận thử việc; xử lý kỷ luật có cách hiểu khác nhau | Nên dẫn chiếu rõ trong hợp đồng, thoả thuận thử việc |
| Lao động thuê lại từ doanh nghiệp cho thuê | Phải chấp hành nội quy của bên thuê lại | Xử lý kỷ luật thuộc doanh nghiệp cho thuê lại |
| Cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ thật | Không áp | Ràng buộc qua điều khoản hợp đồng dẫn chiếu |
| Thợ, nhân viên của nhà thầu | Không áp trực tiếp | Quy định an toàn, ra vào qua hợp đồng với nhà thầu |
| Khách, đối tác đến làm việc | Không áp | Quy định an toàn, ra vào trong phạm vi cơ sở |
Dòng thứ hai và thứ ba là hai nhóm hay bị xử lý sai nhất: người thử việc bị kỷ luật như nhân viên chính thức, còn lao động thuê lại bị chính bên thuê lại ra quyết định kỷ luật.
Người đang thử việc: nội quy áp tới đâu
Người thử việc làm việc thật, dưới sự điều hành của doanh nghiệp, nên việc yêu cầu họ tuân thủ nội quy về giờ giấc, an toàn, bảo mật là hợp lý và cần thiết. Cách chắc chắn là ghi rõ trong hợp đồng thử việc hoặc thoả thuận thử việc rằng người thử việc phải chấp hành nội quy lao động và các quy chế được liệt kê, kèm việc họ đã được phát và đọc các văn bản đó.
Chuyện xử lý kỷ luật trong thời gian thử việc phức tạp hơn. Có cách hiểu cho rằng thời gian thử việc chưa phát sinh đầy đủ quan hệ lao động nên không áp các hình thức kỷ luật; cũng có cách hiểu khác khi thử việc được thoả thuận ngay trong hợp đồng lao động. Trên thực tế, luật cho phép mỗi bên chấm dứt thoả thuận thử việc trong thời gian thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường, nên doanh nghiệp thường chọn con đường này thay vì kỷ luật.
Điều cần nhớ ở phía doanh nghiệp: chấm dứt thử việc không thay được trách nhiệm bồi thường khi người thử việc gây thiệt hại tài sản; việc đó vẫn theo cơ chế bồi thường. Ở phía người thử việc: các quyền như được trả lương thử việc đúng mức luật quy định, được bảo đảm an toàn, không bị phân biệt đối xử vẫn được giữ.
Với quy định bảo mật thông tin, nên có thoả thuận bảo mật ký ngay ngày đầu, vì người thử việc có thể tiếp cận dữ liệu khách hàng, quy trình nội bộ trước khi trở thành nhân viên chính thức.
Cộng tác viên và lao động thuê lại: hai cơ chế khác hẳn nhau
Cộng tác viên làm việc theo hợp đồng dịch vụ đúng nghĩa thì tự tổ chức công việc, tự chịu trách nhiệm về kết quả, không chịu sự quản lý như người lao động. Doanh nghiệp không ban hành nội quy cho họ được; muốn họ tuân thủ quy định về thương hiệu, bảo mật, giao tiếp khách hàng, phải đưa các yêu cầu đó vào hợp đồng hoặc dẫn chiếu rõ văn bản cụ thể có đính kèm. Vi phạm thì xử lý theo hợp đồng: tạm ngừng, phạt vi phạm theo thoả thuận nếu luật cho phép, chấm dứt, bồi thường.
Ngược lại, nếu "cộng tác viên" thực chất làm việc như người lao động, doanh nghiệp vừa không được tự coi họ là bên ngoài để né nghĩa vụ lao động, vừa phải áp đầy đủ quy định của Bộ luật Lao động, kể cả về kỷ luật.
Lao động thuê lại là trường hợp riêng. Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu bên thuê lại thông báo, hướng dẫn cho người lao động thuê lại biết nội quy lao động và các quy chế của mình, và người lao động thuê lại phải chấp hành nội quy, kỷ luật lao động và sự điều hành hợp pháp của bên thuê lại. Nhưng người sử dụng lao động của họ vẫn là doanh nghiệp cho thuê lại; khi có vi phạm, bên thuê lại có thể trả lại người lao động, và việc xử lý kỷ luật do doanh nghiệp cho thuê lại thực hiện.
Ví dụ giả định: một nhà máy ở Hưng Yên dùng nhân sự thuê lại cho dây chuyền đóng gói. Một người thuê lại vi phạm quy định an toàn. Nhà máy lập biên bản, tạm dừng bố trí người đó và gửi hồ sơ cho doanh nghiệp cho thuê lại để xử lý theo nội quy của doanh nghiệp đó và hợp đồng cho thuê lại.
Nhà thầu, khách, đối tác: quy định của chủ cơ sở áp tới đâu
Quy định an toàn tại cơ sở. Chủ cơ sở có trách nhiệm bảo đảm an toàn lao động, phòng cháy tại nơi mình quản lý, nên được quyền yêu cầu mọi người vào khu vực sản xuất, công trường tuân thủ quy định an toàn: trang bị bảo hộ, khu vực cấm lửa, lối đi.
Đưa vào hợp đồng với nhà thầu. Cách ràng buộc chắc chắn nhất là hợp đồng thi công, dịch vụ có điều khoản yêu cầu nhà thầu và người của họ tuân thủ quy định an toàn, ra vào đính kèm, kèm biện pháp khi vi phạm như tạm dừng thi công, yêu cầu thay người.
Không kỷ luật được người của nhà thầu. Chủ cơ sở có thể không cho người vi phạm vào cơ sở, yêu cầu nhà thầu thay người, nhưng không có quyền kỷ luật lao động với họ. Việc kỷ luật thuộc người sử dụng lao động của họ là nhà thầu.
Kiểm tra đồ, ghi hình khách. Quy định khám túi, ghi hình ở cổng phải được thông báo rõ, thực hiện tôn trọng danh dự, nhân phẩm và tuân thủ quy định về dữ liệu cá nhân. Quy định của cơ sở không thay được giới hạn pháp luật.
Quy định gửi qua email, nhóm chat, lời nói: có giá trị đến đâu
Rất nhiều "quy định" trong doanh nghiệp nhỏ được ban hành bằng một tin nhắn trong nhóm chat hay một email gửi toàn công ty. Giá trị của chúng phụ thuộc vào nội dung. Nếu đó là chỉ đạo công việc thông thường, như đổi quy trình giao hàng, đổi mẫu báo cáo, đó là một phần quyền điều hành của người sử dụng lao động, có giá trị với người lao động khi họ nhận được và hợp lý về nội dung.
Nếu nội dung là hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật, thì tin nhắn không thay được nội quy. Với doanh nghiệp thuộc diện đăng ký nội quy, một hành vi bị cấm chỉ có trong tin nhắn không là căn cứ hợp lệ để kỷ luật. Tương tự, tin nhắn không thể thay đổi mức lương, phụ cấp đã thoả thuận trong hợp đồng.
Với quy chế lương, thưởng, nếu doanh nghiệp công bố qua email cho toàn bộ người lao động, có lưu được ai đã nhận, thì việc công bố có thể được chứng minh. Nhưng email nên kèm văn bản quy chế đầy đủ đã ký, không chỉ vài dòng tóm tắt.
Về chứng cứ, tin nhắn và email đều có thể dùng làm chứng cứ điện tử nếu thu thập, lưu giữ đúng cách. Điểm yếu thường gặp là nhóm chat có người ra vào, tin nhắn bị thu hồi, không xác định được ai đã đọc. Với quy định quan trọng, nên chuyển thành văn bản chính thức và lấy xác nhận của từng người.
Câu hỏi thường gặp
Cộng tác viên làm lộ thông tin khách hàng thì công ty xử lý theo nội quy được không?
Không theo nội quy lao động, vì cộng tác viên theo hợp đồng dịch vụ không phải người lao động. Doanh nghiệp xử lý theo điều khoản bảo mật trong hợp đồng cộng tác và theo pháp luật về dân sự, dữ liệu cá nhân. Đây là lý do nên có điều khoản bảo mật ngay khi ký.
Người thử việc đi muộn nhiều lần, công ty có được khiển trách không?
Có quan điểm khác nhau về việc áp hình thức kỷ luật cho người thử việc. Cách thường dùng là nhắc nhở, ghi nhận vào đánh giá thử việc và quyết định có ký hợp đồng chính thức hay không. Luật cho phép mỗi bên chấm dứt thoả thuận thử việc trong thời gian thử việc.
Nhân viên công ty cung ứng làm tại nhà máy được hưởng phúc lợi theo quy chế nhà máy không?
Quyền lợi của người lao động thuê lại do hợp đồng với doanh nghiệp cho thuê lại và hợp đồng cho thuê lại quyết định. Luật yêu cầu bảo đảm người lao động thuê lại được trả lương không thấp hơn người lao động của bên thuê lại có cùng trình độ, làm cùng công việc hoặc công việc có giá trị như nhau.
Thợ của nhà thầu không đội mũ bảo hộ, chủ nhà xưởng có quyền đuổi ra không?
Chủ nhà xưởng có quyền và trách nhiệm bảo đảm an toàn tại cơ sở, nên có thể yêu cầu người vi phạm rời khu vực, tạm dừng phần việc đó và yêu cầu nhà thầu khắc phục. Việc kỷ luật người thợ thuộc nhà thầu.
Quy định trong nhóm chat công ty bị người lao động phản đối thì có hiệu lực không?
Nếu là chỉ đạo công việc hợp lý, phản đối không làm mất hiệu lực, người lao động có quyền góp ý nhưng vẫn phải thực hiện. Nếu nội dung thực chất là quy định kỷ luật, cắt quyền lợi đã thoả thuận, thì tin nhắn đó không đủ căn cứ dù có ai phản đối hay không.
Thực tập sinh không có hợp đồng lao động có phải tuân thủ nội quy không?
Thực tập sinh thường làm việc theo thoả thuận với nhà trường và doanh nghiệp. Nên ghi rõ trong thoả thuận thực tập việc tuân thủ quy định an toàn, bảo mật, giờ giấc. Nếu thực tập sinh làm việc có trả lương và chịu điều hành như người lao động, quan hệ có thể là quan hệ lao động.