Thưởng do người sử dụng lao động quyết định dựa trên kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc; quy chế thưởng do doanh nghiệp ban hành và công bố công khai sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có. Doanh nghiệp được sửa quy chế thưởng, nhưng khoản thưởng đã được ghi trong hợp đồng, thoả ước hoặc đã được cam kết cho một kỳ đang chạy thì không thể cắt ngang bằng quy chế mới.
Gần cuối năm, câu hỏi "công ty có được bỏ thưởng Tết không" xuất hiện ở khắp nơi. Giữa năm thì là câu hỏi về KPI bị đổi khi quý đã đi được một nửa, hay phụ cấp ăn trưa bị gộp vào lương. Mỗi khoản có nguồn cam kết khác nhau, nên câu trả lời khác nhau. Bài này giúp người lao động và bộ phận nhân sự xác định khoản nào đã thành nghĩa vụ, khoản nào doanh nghiệp còn quyền điều chỉnh, và điều chỉnh từ kỳ nào thì hợp lệ.
Thưởng có bắt buộc không: tự do của doanh nghiệp và giới hạn của nó
Bộ luật Lao động 2019 không bắt buộc doanh nghiệp phải thưởng Tết hay thưởng tháng 13. Thưởng là số tiền, tài sản hoặc hình thức khác mà người sử dụng lao động trao cho người lao động căn cứ vào kết quả kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Năm kinh doanh kém, doanh nghiệp có quyền thưởng ít hoặc không thưởng, nếu chưa cam kết khác.
Giới hạn nằm ở chữ "nếu chưa cam kết khác". Một khi khoản thưởng được ghi trong hợp đồng lao động với mức hoặc công thức xác định, nó trở thành nghĩa vụ hợp đồng. Một khi được ghi trong thoả ước lao động tập thể, nó trở thành sàn quyền lợi tập thể. Một khi được ghi trong quy chế thưởng đã công bố cho một kỳ, người lao động có cơ sở để đòi khi đạt điều kiện.
Thông lệ nhiều năm, ví dụ năm nào cũng thưởng một tháng lương, không tự động thành nghĩa vụ pháp lý nếu không được ghi ở đâu. Tuy vậy, cách doanh nghiệp truyền thông về khoản thưởng, như thông báo đầu năm "hoàn thành chỉ tiêu sẽ thưởng một tháng lương", có thể trở thành căn cứ khi người lao động đã làm theo.
Vì vậy, câu hỏi đúng không phải "luật có bắt thưởng không" mà là "khoản thưởng này đã được cam kết ở văn bản nào, với điều kiện gì".
Mỗi khoản đến từ đâu và có điều chỉnh được không
Bảng dưới phân loại các khoản thưởng, phúc lợi hay gặp theo nguồn cam kết. Cột cuối là hướng chung; điều khoản cụ thể của từng văn bản có thể thay đổi kết luận.
| Khoản | Nguồn cam kết thường gặp | Doanh nghiệp tự điều chỉnh được không |
|---|---|---|
| Thưởng Tết ghi mức cụ thể trong hợp đồng | Hợp đồng lao động | Không, phải thoả thuận sửa hợp đồng |
| Thưởng Tết chỉ ghi trong quy chế thưởng | Quy chế thưởng | Được cho các kỳ sau, sau khi sửa và công bố quy chế |
| Thưởng tháng 13 theo thông lệ, không ghi ở đâu | Không có văn bản | Được, nhưng nên thông báo sớm và rõ lý do |
| Thưởng KPI theo quý đã công bố đầu quý | Quy chế, thông báo chỉ tiêu | Không nên đổi giữa quý theo hướng bất lợi |
| Phụ cấp ăn trưa, xăng xe ghi trong hợp đồng | Hợp đồng lao động | Không, phải thoả thuận |
| Bảo hiểm sức khoẻ, du lịch hằng năm | Chính sách phúc lợi, thoả ước | Được nếu chỉ là chính sách; không được nếu đã vào thoả ước |
Hai dòng có cùng tên "thưởng Tết" có thể có hai câu trả lời ngược nhau. Người lao động muốn biết quyền của mình nên tìm đúng văn bản đang ghi khoản đó trước khi tranh luận.
Quy chế thưởng mới có hiệu lực từ kỳ nào
Quy chế thưởng là văn bản nội bộ, luật yêu cầu doanh nghiệp tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có và công bố công khai tại nơi làm việc. Không có thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước. Ngày áp dụng do doanh nghiệp quyết định trong văn bản ban hành.
Điều cần cân nhắc là kỳ thưởng. Thưởng thường gắn với một khoảng thời gian làm việc: một quý, một năm. Nếu quy chế mới ban hành giữa kỳ và bất lợi hơn, áp ngay cho kỳ đang chạy nghĩa là thay luật chơi khi người lao động đã bỏ công sức theo luật cũ. Cách làm hợp lý và ít tranh chấp là áp cho kỳ bắt đầu sau ngày công bố.
Nếu quy chế mới có lợi hơn, doanh nghiệp có thể áp ngay cho kỳ đang chạy, thậm chí cho cả kỳ đã qua nếu muốn, vì việc này không làm thiệt ai.
Ví dụ giả định: một chuỗi cửa hàng ở Cần Thơ công bố đầu năm rằng nhân viên đạt doanh số năm sẽ được thưởng một tháng lương. Tháng 10, chuỗi ban hành quy chế mới hạ mức thưởng vì kinh doanh khó khăn. Với năm đang chạy, việc áp mức mới cho người đã gần đạt chỉ tiêu rất dễ bị phản đối và có thể bị coi là vi phạm cam kết. Cách thận trọng là giữ mức cũ cho năm nay, áp mức mới từ năm sau, hoặc thoả thuận với tập thể.
Đổi KPI khi kỳ đánh giá đã đi được một nửa
Chỉ tiêu KPI thường được giao bằng thông báo, email hoặc bảng mục tiêu ký đầu kỳ. Doanh nghiệp có quyền điều hành và có thể điều chỉnh mục tiêu khi tình hình kinh doanh thay đổi. Nhưng khi KPI gắn trực tiếp với khoản thưởng đã công bố, việc nâng chỉ tiêu giữa kỳ làm người lao động khó đạt được khoản thưởng họ đang hướng tới.
Về pháp lý, nếu KPI và mức thưởng chỉ nằm trong quy chế thưởng và quy chế cho phép doanh nghiệp điều chỉnh mục tiêu với điều kiện nhất định, việc điều chỉnh đúng điều kiện đó có cơ sở. Nếu quy chế không có điều khoản điều chỉnh, hoặc KPI đã được ký như một phần thoả thuận cá nhân, việc đổi đơn phương giữa kỳ dễ bị coi là không công bằng và có thể dẫn tới tranh chấp về tiền thưởng.
Cách làm hay được dùng là chia đôi kỳ: phần thời gian đã qua đánh giá theo chỉ tiêu cũ, phần còn lại theo chỉ tiêu mới, tính thưởng theo tỷ lệ. Cách này giữ quyền điều hành của doanh nghiệp mà không xoá công sức đã bỏ ra.
Người lao động khi nhận thông báo đổi KPI nên đề nghị văn bản ghi rõ ngày áp dụng chỉ tiêu mới và cách tính cho phần đã qua. Văn bản đó tránh được việc mỗi bên hiểu một kiểu tới cuối kỳ.
Khoản gọi là thưởng nhưng thực chất là lương, và chuyện nghỉ việc trước ngày chi
Khoản trả cố định hằng tháng. Một khoản "thưởng chuyên cần" trả đều mỗi tháng với mức xác định, không phụ thuộc kết quả, có thể bị xem là một phần tiền lương. Khi đó, việc cắt khoản này là giảm lương, phải theo trình tự sửa hợp đồng, và khoản đó có thể thuộc tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.
Khoản gắn điều kiện thật. Khoản chỉ trả khi đạt điều kiện cụ thể, như không nghỉ ngày nào trong tháng, là thưởng theo điều kiện. Không đạt thì không có, đó không phải phạt.
Nghỉ việc trước ngày chi thưởng. Nhiều quy chế ghi "chỉ thưởng cho người đang làm việc vào ngày chi". Điều kiện này được dùng phổ biến, nhưng với khoản thưởng gắn với kết quả công việc của cả kỳ mà người lao động đã hoàn thành, tranh chấp vẫn có thể nảy sinh. Quy chế nên ghi rõ, công bố trước, và áp nhất quán.
Người nghỉ thai sản, nghỉ ốm dài. Loại trừ hoàn toàn những người này khỏi khoản thưởng năm có thể chạm tới nguyên tắc không phân biệt đối xử. Cách tính theo tỷ lệ thời gian làm việc thực tế thường an toàn hơn.
Doanh nghiệp muốn thay đổi thưởng, phúc lợi: làm theo trình tự
Với bộ phận nhân sự cần điều chỉnh chính sách vì kinh doanh khó khăn hoặc tái cấu trúc, trình tự sau giúp thay đổi có hiệu lực mà ít tranh chấp:
- Lập danh sách từng khoản đang chi, ghi rõ nguồn cam kết: hợp đồng, thoả ước, quy chế, thông lệ.
- Tách khoản nào doanh nghiệp tự điều chỉnh được, khoản nào cần thoả thuận với từng người hoặc với tập thể.
- Soạn quy chế mới, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có, lưu biên bản.
- Chọn ngày áp dụng trùng đầu kỳ thưởng tiếp theo, không cắt ngang kỳ đang chạy theo hướng bất lợi.
- Công bố công khai, gửi giải thích ngắn gọn lý do và so sánh trước, sau cho người lao động.
- Với khoản nằm trong hợp đồng, gửi đề nghị sửa đổi, chờ thoả thuận và ký phụ lục; người không đồng ý thì giữ nguyên.
Sự minh bạch khi cắt giảm thường quyết định tranh chấp có xảy ra hay không. Một thông báo rõ ràng từ sớm, kèm lý do thật, được đón nhận khác hẳn một bảng lương tháng Chạp bỗng thiếu khoản quen thuộc.
Người lao động bị cắt thưởng, phúc lợi: kiểm theo thứ tự
Trước khi phản đối hay chấp nhận, người lao động nên tự trả lời lần lượt các câu dưới đây. Câu trả lời cho biết mình đang có quyền đòi hay chỉ có thể đề nghị:
- Khoản bị cắt có được ghi trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục với mức, công thức cụ thể không.
- Doanh nghiệp có thoả ước lao động tập thể đang hiệu lực không, và khoản đó có nằm trong thoả ước không.
- Quy chế thưởng áp cho kỳ đang tính là bản nào, đã được công bố từ khi nào, điều kiện nhận thưởng là gì.
- Mình đã đạt những điều kiện đó chưa, có bằng chứng như kết quả đánh giá, doanh số, bảng chấm công không.
- Thông báo cắt giảm có nêu ngày áp dụng không, có cắt ngang kỳ đang chạy không.
- Khoản bị cắt có thực chất là một phần lương trả cố định hằng tháng không.
Nếu khoản đó nằm trong hợp đồng hoặc thoả ước, hoặc bị cắt ngang một kỳ đã công bố điều kiện mà mình đã đạt, người lao động có cơ sở yêu cầu doanh nghiệp chi trả, qua đối thoại, tổ chức đại diện hoặc hoà giải viên lao động. Nếu khoản đó chỉ là thông lệ, con đường phù hợp hơn là đề nghị và thương lượng.
Câu hỏi thường gặp
Công ty năm nào cũng thưởng Tết, năm nay không thưởng thì có vi phạm luật không?
Nếu khoản thưởng Tết không được ghi trong hợp đồng, thoả ước hay quy chế đã công bố, việc không thưởng không vi phạm Bộ luật Lao động. Thông lệ nhiều năm tự nó chưa thành nghĩa vụ pháp lý, dù có thể ảnh hưởng tới niềm tin của người lao động.
Hợp đồng ghi "thưởng theo quy chế công ty" thì công ty có tự đổi quy chế được không?
Được, vì hợp đồng dẫn chiếu tới quy chế chứ không ghi mức cụ thể. Nhưng quy chế mới cần được tham khảo ý kiến, công bố, và hợp lý nhất là áp cho kỳ sau, không cắt ngang kỳ đang chạy theo hướng bất lợi.
Nghỉ việc ngày 20 tháng Chạp có được thưởng Tết không?
Phụ thuộc điều kiện trong quy chế thưởng hoặc hợp đồng. Nếu quy chế ghi rõ chỉ thưởng cho người còn làm việc vào ngày chi và đã công bố trước, doanh nghiệp có căn cứ để không chi. Nếu khoản thưởng được ghi trong hợp đồng với mức cố định, cần xem cách tính theo thời gian làm việc.
Thưởng có tính vào tiền lương đóng bảo hiểm xã hội không?
Thưởng theo kết quả kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc nói chung không tính vào tiền lương đóng bảo hiểm. Nhưng khoản gọi là thưởng mà trả cố định thường xuyên cùng kỳ lương có thể bị xem là khoản bổ sung trong tiền lương. Nên đối chiếu quy định hiện hành về tiền lương đóng bảo hiểm.
Doanh nghiệp có thể thưởng khác nhau cho những người cùng vị trí không?
Có, nếu căn cứ vào kết quả công việc và tiêu chí đã công bố. Không được phân biệt vì giới tính, tình trạng hôn nhân, mang thai, nuôi con nhỏ hay việc tham gia tổ chức đại diện người lao động.
KPI bị đổi giữa quý mà không có văn bản thì người lao động nên làm gì?
Đề nghị bộ phận quản lý gửi văn bản hoặc email xác nhận chỉ tiêu mới, ngày áp dụng và cách tính cho phần đã qua. Giữ lại thông báo chỉ tiêu ban đầu. Đây là chứng cứ cần thiết nếu cuối kỳ có tranh luận về tiền thưởng.