Hai bên có thể thoả thuận hợp đồng được áp dụng cho quan hệ đã diễn ra từ trước ngày ký, miễn là ghi đúng sự thật: ngày ký là ngày thật, kèm điều khoản "áp dụng kể từ ngày…". Còn ghi một ngày ký giả lùi về quá khứ để người khác tin rằng hợp đồng đã có từ trước, nhất là để đối phó với cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm hay toà án, là việc có thể dẫn tới hậu quả pháp lý nặng, kể cả bị coi là giả tạo hoặc gian dối.
Tình huống "làm trước, ký sau" rất phổ biến: nhận hàng trước khi hợp đồng đi qua đủ các cấp ký, người lao động đi làm cả tháng rồi mới có giấy, dịch vụ đã cung cấp nhưng hợp đồng khung còn đang sửa. Bài này giúp phân biệt cách ghi hợp lệ với cách ghi rủi ro, và đưa ra cách xử lý minh bạch cho các tình huống thường gặp.
Ngày ký và ngày hiệu lực là hai thông tin khác nhau
Ngày ký là một sự kiện đã xảy ra: hôm đó hai bên đặt bút. Ngày hiệu lực là thoả thuận của hai bên về việc hợp đồng điều chỉnh quan hệ của họ từ khi nào. Bộ luật Dân sự 2015 cho phép thoả thuận về thời điểm hiệu lực, nên về nguyên lý hai bên có quyền chọn một mốc khác ngày ký. Pháp luật không cho phép thay đổi sự thật về ngày ký.
Khi hai thông tin được ghi đúng và tách bạch, người đọc hợp đồng sau này, kể cả kiểm toán viên, cán bộ thuế hay thẩm phán, nhìn vào là hiểu: hợp đồng ký ngày 20, hai bên đồng ý áp các điều khoản cho công việc đã làm từ ngày 1. Không ai bị đánh lừa, và quyền nghĩa vụ trong khoảng từ ngày 1 đến ngày 20 có căn cứ để giải quyết.
Rắc rối bắt đầu khi hai thông tin bị trộn: hợp đồng ký ngày 20 nhưng ghi "hôm nay, ngày 1" ở trang đầu, không có câu nào nói về áp dụng hồi tố. Người đọc lúc đó không thể biết đây là sai sót hay cố ý, và mọi bên thứ ba dựa vào ngày đó đều có thể bị ảnh hưởng.
Phân biệt cách ghi hợp lệ và cách ghi rủi ro
Bảng so sánh dưới dùng các ví dụ giả định để làm rõ ranh giới. Điểm mấu chốt là có trung thực về ngày ký hay không, và việc áp dụng từ trước có làm hại ai không.
| Cách ghi | Bản chất | Mức rủi ro |
|---|---|---|
| Ngày ký thật, kèm điều khoản "các bên thống nhất áp dụng hợp đồng cho công việc thực hiện từ ngày…" | Thoả thuận áp dụng cho quan hệ đã có, minh bạch | Thấp, nếu không trái luật chuyên ngành và không làm hại người thứ ba |
| Ngày ký thật, kèm biên bản xác nhận khối lượng đã thực hiện trước khi ký | Ghi nhận sự thật về phần việc đã làm | Thấp, còn là chứng cứ tốt |
| Ghi ngày ký giả lùi về quá khứ, không ai ngoài hai bên biết | Văn bản không phản ánh sự thật | Cao, nhất là khi văn bản được nộp cho cơ quan hay bên thứ ba |
| Ký lùi ngày để hợp thức hoá chi phí, né quy định về thời điểm, hoặc để đối phó với một tranh chấp đang có | Có thể bị coi là giả tạo, gian dối | Rất cao, có thể kéo theo trách nhiệm hành chính hoặc hình sự tuỳ hậu quả |
| Hợp đồng phải công chứng nhưng ghi hiệu lực trước ngày công chứng | Luật chuyên ngành đặt mốc hiệu lực, thoả thuận lùi ngày không có tác dụng | Không đạt mục đích, dễ gây hiểu nhầm |
Bài này không hướng dẫn cách ký lùi ngày. Nếu đang bị yêu cầu ký một văn bản với ngày ký không đúng sự thật, lựa chọn an toàn là đề nghị ghi ngày thật và bổ sung điều khoản áp dụng từ trước.
Người ký thay mặt doanh nghiệp cũng nên nhớ: chữ ký của mình trên một văn bản ghi sai ngày là trách nhiệm cá nhân đi kèm, không chỉ là chuyện của công ty. Khi cấp trên hay đối tác giải thích rằng ai cũng làm vậy, câu đó không giúp được gì nếu sau này văn bản bị đưa ra xem xét.
Những ai bị ảnh hưởng khi ngày ký không đúng
Cơ quan thuế. Thời điểm phát sinh doanh thu, chi phí, nghĩa vụ hoá đơn gắn với các mốc thực tế. Một hợp đồng lùi ngày có thể làm sai lệch kỳ kê khai; việc này thuộc lĩnh vực thuế, cần hỏi cụm chuyên về thuế hoặc kế toán.
Ngân hàng và bên bảo lãnh. Hồ sơ vay, thư bảo lãnh, bảo hiểm thường dựa vào ngày ký hợp đồng gốc. Ngày sai có thể khiến khoản bảo đảm không phủ đúng giai đoạn.
Người lao động. Hợp đồng lao động ký muộn mà ghi lùi ngày có thể che khoảng thời gian chưa đóng bảo hiểm xã hội, hoặc ngược lại, làm sai lệch thời gian thử việc.
Chủ nợ và các bên tranh chấp. Một hợp đồng bán tài sản "ký từ trước" khi đang có chủ nợ đòi là kiểu văn bản mà toà xem xét rất kỹ về tính giả tạo.
Chính hai bên. Khi có tranh chấp, bên nào cũng có thể khai ra ngày thật, và văn bản mất giá trị chứng minh đúng lúc cần nhất.
Tình huống: đã làm việc nhiều tháng mới ký hợp đồng
Ví dụ giả định: một xưởng in ở Bình Dương cũ, nay thuộc Thành phố Hồ Chí Minh, nhận in bao bì cho một công ty từ tháng Hai dựa trên đơn đặt hàng qua thư điện tử. Tháng Năm hai bên mới ký hợp đồng khung. Cách làm minh bạch là ghi ngày ký tháng Năm, thêm điều khoản các đơn hàng từ tháng Hai được điều chỉnh bởi hợp đồng này, và đính kèm danh sách đơn hàng, biên bản giao nhận đã có.
Cách ghi đó có lợi cho cả hai bên. Bên in có căn cứ đòi tiền các đơn cũ theo đúng điều khoản thanh toán mới. Bên đặt hàng có căn cứ khiếu nại chất lượng cho các lô đã nhận. Nếu sau này có kiểm tra, mọi giấy tờ khớp với dòng thời gian thật. Ngược lại, nếu ghi ngày ký là tháng Hai, các thư điện tử trao đổi về bản thảo hợp đồng trong tháng Tư sẽ tự mâu thuẫn với chính hợp đồng.
Khi ngày ký trở thành điểm tranh chấp
Ngày ký thường chỉ được để ý khi đã có chuyện. Một bên khẳng định hợp đồng ký trước khi tài sản bị kê biên, bên kia nói ký sau. Một công ty cho rằng phụ lục tăng giá ký trước khi giao lô hàng, đối tác nói ký sau và không áp dụng cho lô đó. Lúc này toà hay trọng tài không chỉ đọc con số ngày tháng trên giấy mà xem xét toàn bộ chứng cứ xung quanh: thư điện tử gửi bản thảo, lịch sử tin nhắn, nhật ký ra vào văn phòng, thời điểm chuyển tiền, lời khai của người chứng kiến.
Điều này có hai hệ quả thực tế. Thứ nhất, ghi ngày sai không giúp được ai lâu dài, vì dòng thời gian thật để lại dấu vết ở nhiều nơi. Thứ hai, người làm đúng nên chủ động giữ dấu vết đó: gửi bản đã ký qua thư điện tử ngay trong ngày, ghi ngày cạnh chữ ký của từng bên, lưu biên nhận khi giao bản gốc. Với hợp đồng có giá trị lớn, nhiều doanh nghiệp còn chọn ký số có dấu thời gian để mốc ký được xác lập độc lập với lời khai của các bên.
Khi tranh chấp về ngày ký đã nảy sinh và liên quan đến số tiền lớn hoặc tài sản đang bị kê biên, việc tự tranh luận qua lại thường làm tình hình xấu hơn. Đó là lúc nên nhờ luật sư xem toàn bộ hồ sơ trước khi trả lời bên kia bằng văn bản.
Hợp đồng lao động ký muộn
Trong lao động, việc người lao động đi làm trước rồi mới ký hợp đồng xảy ra thường xuyên ở cơ sở nhỏ. Bộ luật Lao động 2019 đặt nguyên tắc hợp đồng lao động có hiệu lực từ ngày hai bên giao kết, trừ trường hợp có thoả thuận hoặc luật quy định khác; đồng thời luật cũng có quy định về trường hợp quan hệ lao động thực tế đã hình thành dù tên gọi giấy tờ khác. Nói cách khác, ngày người lao động bắt đầu làm việc thật có ý nghĩa pháp lý, kể cả khi giấy ký sau.
Cách xử lý minh bạch là ghi ngày ký thật và ghi rõ ngày bắt đầu làm việc thực tế, đồng thời rà lại các nghĩa vụ gắn với ngày bắt đầu đó như tham gia bảo hiểm bắt buộc. Người lao động nên giữ bằng chứng về ngày đi làm đầu tiên: tin nhắn giao việc, bảng chấm công, sao kê nhận lương. Chi tiết về thời gian thử việc và các mốc lao động thuộc chủ đề mốc thời gian, cần đối chiếu bản sửa đổi mới nhất của luật.
Xử lý minh bạch khi phải ký sau
Khi hai bên đã thực hiện công việc trước khi có hợp đồng chính thức, trình tự dưới đây giúp hợp đồng phản ánh đúng sự thật và vẫn bảo vệ được quyền lợi.
- Ghi ngày ký đúng ngày các bên thực sự ký. Nếu ký lệch ngày, ghi ngày ký của từng bên.
- Thêm điều khoản áp dụng cho công việc đã thực hiện từ một ngày cụ thể trước đó, nêu rõ phạm vi công việc.
- Đính kèm bằng chứng của giai đoạn trước: đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, thư xác nhận, bảng khối lượng.
- Đối chiếu công nợ của giai đoạn trước, ký biên bản xác nhận số đã thanh toán và số còn phải trả.
- Kiểm các nghĩa vụ với bên thứ ba gắn với thời điểm: hoá đơn, bảo hiểm, báo cáo, để hỏi kế toán hoặc cơ quan liên quan cách điều chỉnh đúng.
- Lưu cả bản thảo và thư trao đổi trong quá trình đàm phán, vì đó là dòng thời gian thật nếu sau này có tranh chấp.
Ký sau không phải là lỗi. Lỗi nằm ở chỗ cố làm cho giấy tờ trông như đã ký từ trước.
Câu hỏi thường gặp
Ghi ngày hiệu lực trước ngày ký có làm hợp đồng vô hiệu không?
Bản thân việc thoả thuận áp dụng hợp đồng cho giai đoạn trước, khi ngày ký vẫn ghi đúng, thường không làm hợp đồng vô hiệu. Rủi ro phát sinh khi ngày ký bị ghi sai sự thật nhằm che giấu một giao dịch khác hoặc gây thiệt hại cho người thứ ba.
Đối tác yêu cầu ký lùi ngày cho kịp hồ sơ thì nên làm gì?
Nên đề nghị ghi ngày ký thật và thêm điều khoản áp dụng từ ngày cần thiết, kèm giải thích bằng văn bản. Nếu hồ sơ của đối tác đòi hỏi hợp đồng phải ký trước một mốc, đó là vấn đề của hồ sơ, không nên giải quyết bằng một văn bản sai sự thật.
Hợp đồng công chứng có thể ghi hiệu lực từ ngày trước khi công chứng không?
Với hợp đồng mà luật buộc công chứng, hiệu lực theo luật chuyên ngành, thường tính từ ngày công chứng. Thoả thuận lùi ngày hiệu lực không thay được mốc đó. Các bên vẫn có thể ghi nhận những gì đã thực hiện trước đó bằng điều khoản riêng.
Ký hợp đồng lao động sau một tháng đi làm thì tháng đầu có được tính không?
Thời gian làm việc thực tế có ý nghĩa pháp lý dù giấy ký sau. Người lao động nên yêu cầu hợp đồng ghi rõ ngày bắt đầu làm việc thực tế và giữ bằng chứng về ngày đó. Các quyền lợi gắn với thời gian làm việc cần được tính từ ngày thật.
Phụ lục ký sau có thể ghi áp dụng từ ngày ký hợp đồng gốc không?
Có thể thoả thuận phụ lục áp dụng từ một ngày trước đó nếu ghi đúng ngày ký phụ lục và nêu rõ phạm vi áp dụng. Nếu phụ lục thay đổi giá hoặc khối lượng đã thanh toán, cần đối chiếu lại công nợ và chứng từ của giai đoạn đó.
Nếu đã lỡ ký một hợp đồng ghi ngày không đúng thì xử lý thế nào?
Cách thường dùng là hai bên ký một văn bản đính chính, ghi rõ ngày ký thực tế và lý do. Nếu văn bản sai ngày đã được nộp cho cơ quan hay bên thứ ba, hoặc đang có tranh chấp, nên hỏi người làm nghề trước khi làm gì thêm.