Hợp đồng bằng văn bản mới có chữ ký một bên thường chưa được coi là đã giao kết; nó mới là lời đề nghị, chỉ trở thành hợp đồng khi bên kia chấp nhận, bằng chữ ký hoặc bằng hình thức chấp nhận khác thể hiện được ý chí. Còn chuyện thiếu dấu: Luật Doanh nghiệp 2020 để doanh nghiệp tự quyết việc dùng dấu, nên một hợp đồng có chữ ký của người có thẩm quyền mà không đóng dấu, về nguyên tắc vẫn có thể có hiệu lực, trừ khi luật chuyên ngành hay chính các bên yêu cầu dấu.
Hai tình huống này gặp hằng ngày: bản hợp đồng gửi qua bưu điện đi một chiều không thấy quay lại, nhà cung cấp đã giao hàng trong khi bản ký vẫn nằm trên bàn giám đốc, hợp đồng ký tay tại công trình không có dấu. Bài này giúp xác định trong từng tình huống hợp đồng đã ràng buộc hay chưa, và làm gì để không bị treo ở giữa.
Chữ ký của bên sau cùng là mốc giao kết
Bộ luật Dân sự 2015 xác định thời điểm giao kết của hợp đồng bằng văn bản là lúc bên sau cùng ký vào văn bản, hoặc bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản. Nói gọn: chừng nào bên cuối cùng chưa thể hiện sự đồng ý, hợp đồng chưa thành. Bản đã có chữ ký của bên A gửi cho bên B, về bản chất, là lời đề nghị giao kết của bên A với nội dung đầy đủ.
Lời đề nghị đó có sức nặng riêng. Nếu bên A ghi thời hạn trả lời, trong thời hạn đó bên A bị ràng buộc bởi đề nghị của mình, không được tuỳ tiện đổi nội dung với bên B. Nếu không ghi thời hạn, đề nghị không còn giá trị sau một khoảng thời gian hợp lý. Nắm được điều này giúp bên gửi biết khi nào mình được tự do đàm phán với đối tác khác.
Ngược lại, bên nhận cần nhớ: sửa một con số rồi ký trả lại không phải là chấp nhận. Chấp nhận có sửa đổi được coi là một đề nghị mới, quyền quyết định lúc này quay về bên A.
Chưa ký nhưng đã làm: có thành hợp đồng không
Hành vi thực hiện có thể là cách chấp nhận. Nếu bên B chưa ký nhưng đã giao hàng đúng như bản đề nghị, đã nhận tiền tạm ứng ghi rõ theo hợp đồng, hoặc đã gửi thư xác nhận bắt đầu thực hiện, những hành vi đó có thể được coi là chấp nhận. Toà sẽ xem xét toàn bộ chứng cứ, không chỉ tìm chữ ký.
Nhưng không phải hành vi nào cũng được hiểu như vậy. Giao một lô hàng thử, nhận một khoản tiền không ghi nội dung, hay chỉ im lặng không phản đối thường chưa đủ. Im lặng chỉ được coi là chấp nhận khi hai bên đã thoả thuận hoặc đã có thói quen giao dịch như vậy.
Hợp đồng bắt buộc hình thức thì không thay được bằng hành vi. Với hợp đồng phải công chứng, chứng thực hoặc đăng ký, việc một bên đã thực hiện không làm hợp đồng tự có hiệu lực, mà rơi vào cơ chế xử lý giao dịch vi phạm hình thức.
Rủi ro thuộc về bên đã làm trước. Bên đã giao hàng mà chưa có chữ ký đối tác chịu rủi ro chứng minh. Bên đã nhận hàng mà không ký cũng chịu rủi ro: khó từ chối nghĩa vụ thanh toán nếu đã sử dụng hàng.
Đọc nhanh các tình huống chữ ký và dấu
Bảng dưới gom tình huống thường gặp với doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh. Kết luận là xu hướng theo nguyên lý chung, không thay việc xem xét hồ sơ cụ thể; ví dụ đều là giả định.
| Tình huống | Hợp đồng đã giao kết chưa | Nên làm gì |
|---|---|---|
| Bên A ký, gửi bên B, bên B chưa phản hồi | Chưa, mới là đề nghị | Ghi thời hạn trả lời; hết hạn thì đề nghị hết hiệu lực |
| Bên B ký nhưng sửa tay một điều khoản | Chưa, đây là đề nghị mới | Bên A ký nháy xác nhận phần sửa hoặc làm bản sạch |
| Bên B chưa ký nhưng đã giao hàng theo đúng bản đề nghị | Có thể đã giao kết bằng hành vi | Xin bên B ký bổ sung, giữ biên bản giao nhận |
| Đủ chữ ký người đại diện, không đóng dấu | Thường đã giao kết, nếu không có yêu cầu dấu | Kiểm điều lệ, quy chế và điều khoản về dấu trong hợp đồng |
| Có dấu nhưng người ký không có thẩm quyền | Có vấn đề về thẩm quyền, dấu không tự cứu được | Xin văn bản uỷ quyền hoặc xác nhận của người đại diện |
| Hai bên ký từng trang khác nhau, thiếu trang | Dễ tranh chấp về nội dung đã thống nhất | Ký nháy từng trang, ghi tổng số trang ở trang cuối |
Điểm chung của mọi dòng trong bảng: chứng cứ về ý chí của bên còn lại mới là yếu tố quyết định, chữ ký và dấu chỉ là cách thông dụng nhất để chứng minh ý chí đó.
Con dấu: vì sao không còn là "linh hồn" của hợp đồng
Nhiều người vẫn quen nghĩ hợp đồng của công ty phải có dấu mới có giá trị. Quan niệm này đến từ giai đoạn trước, khi con dấu được quản lý chặt và gắn với nhiều thủ tục. Luật Doanh nghiệp 2020 đi theo hướng khác: doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu, tự quản lý và sử dụng dấu theo điều lệ hoặc quy chế. Dấu được dùng trong trường hợp luật quy định hoặc các bên giao dịch có thoả thuận.
Hệ quả: điều quan trọng nhất là người ký có thẩm quyền đại diện hay không, là người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền hợp lệ. Một hợp đồng có đủ chữ ký của người có thẩm quyền, nội dung rõ, không có quy định nào buộc đóng dấu, thường vẫn ràng buộc doanh nghiệp. Ngược lại, một con dấu thật đóng bên cạnh chữ ký của nhân viên không có thẩm quyền không biến hợp đồng thành hợp lệ.
Vẫn có lý do thực tế để đóng dấu: một số cơ quan, ngân hàng, đối tác nước ngoài hoặc quy chế nội bộ yêu cầu; dấu cũng là một lớp chứng cứ cho thấy văn bản đi qua kênh chính thức. Nếu muốn chắc, hai bên ghi luôn trong hợp đồng có hay không yêu cầu đóng dấu.
Bản gửi bưu điện, bản chụp gửi thư điện tử: bản nào là hợp đồng
Doanh nghiệp nhỏ thường ký theo kiểu bên A in, ký, chụp lại gửi thư điện tử; bên B in bản chụp ra, ký tiếp, chụp lại gửi về; bản gốc mỗi bên gửi bưu điện sau. Cách làm này phổ biến và không sai. Vấn đề nằm ở chỗ ai cũng nghĩ bản gốc đi bưu điện mới là "thật", trong khi hai bên đã bắt đầu thực hiện từ lúc trao đổi bản chụp.
Về nguyên lý, chuỗi thư điện tử có bản chụp đủ chữ ký hai bên là chứng cứ quan trọng về việc hai bên đã thống nhất, nhất là khi các bên đã thoả thuận trao đổi theo cách này. Bản gốc đến sau giúp củng cố chứng cứ, không phải là lúc hợp đồng mới ra đời. Để tránh lẫn, hợp đồng nên có câu nói rõ các bên chấp nhận bản ký trao đổi qua thư điện tử có giá trị như bản gốc, và mỗi bên vẫn gửi bản gốc trong một thời hạn nhất định.
Rủi ro đến khi bản gốc đến tay bên kia khác với bản chụp đã trao đổi, dù chỉ một con số. Lúc đó, nên dừng lại đối chiếu ngay và ký văn bản xác nhận bản nào là bản đúng, đừng để sự khác biệt nằm im tới khi có tranh chấp. Thời điểm giao kết với hợp đồng điện tử thực sự, ký số trên nền tảng, là đề tài riêng theo Luật Giao dịch điện tử 2023.
Người ký là ai cũng quan trọng như việc đã ký chưa
Trong doanh nghiệp, câu hỏi "đã ký chưa" luôn đi kèm "ai ký". Trưởng phòng kinh doanh, kế toán trưởng, giám đốc chi nhánh đều có thể ký nếu được uỷ quyền phù hợp; nếu không, hợp đồng do họ ký có nguy cơ không ràng buộc doanh nghiệp, trừ khi doanh nghiệp sau đó chấp thuận hoặc biết mà không phản đối. Ví dụ giả định: nhân viên mua hàng ký đơn đặt hàng số lượng lớn vượt hạn mức được giao; nhà cung cấp nên xin xác nhận của người đại diện trước khi sản xuất.
Vấn đề hợp đồng ký với người không có thẩm quyền, có hiệu lực tới đâu và ai chịu trách nhiệm, là một đề riêng về hiệu lực. Ở đây chỉ cần ghi nhớ: khi nhận một hợp đồng đã ký từ phía bên kia, hãy kiểm tên, chức danh người ký và xin bản sao văn bản uỷ quyền nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật.
Tránh để hợp đồng treo giữa chừng
Phần lớn tình huống "đã có hiệu lực chưa" có thể phòng trước bằng vài thói quen đơn giản trong quy trình ký.
- Ghi trong bản đề nghị thời hạn bên kia phải ký trả lại, và hệ quả nếu quá hạn.
- Không bắt đầu thực hiện trước khi nhận được bản có đủ chữ ký, trừ khi có thư xác nhận rõ ràng của bên kia.
- Ký nháy từng trang và ghi tổng số trang để không ai thay trang giữa.
- Ghi ngày ký bên cạnh chữ ký của mỗi bên, nhất là khi ký ở hai nơi khác nhau.
- Kiểm thẩm quyền người ký phía bên kia, lưu bản sao giấy uỷ quyền.
- Thống nhất trong hợp đồng có yêu cầu đóng dấu không, để tránh tranh cãi sau.
- Sau khi đủ chữ ký, gửi bản chụp cho bên kia qua thư điện tử và giữ bản gốc ở nơi an toàn.
Hợp đồng ký qua phương tiện điện tử có cơ chế xác định thời điểm riêng theo Luật Giao dịch điện tử 2023; các thói quen trên vẫn áp dụng được về tinh thần.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng chỉ có chữ ký, không có dấu công ty thì có giá trị không?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc dùng dấu do doanh nghiệp tự quyết, dấu chỉ bắt buộc khi luật quy định hoặc các bên thoả thuận. Nếu người ký có thẩm quyền và không có yêu cầu dấu, hợp đồng thường vẫn có giá trị. Nên kiểm điều lệ và điều khoản trong chính hợp đồng.
Đối tác chưa ký trả hợp đồng nhưng đã chuyển tiền tạm ứng thì sao?
Khoản tạm ứng ghi rõ nội dung theo hợp đồng có thể là bằng chứng đối tác đã chấp nhận. Tuy vậy, nên yêu cầu đối tác ký bổ sung càng sớm càng tốt, và lưu lại chứng từ chuyển tiền, thư trao đổi để chứng minh nếu có tranh chấp.
Ký nháy có thay được chữ ký chính thức không?
Ký nháy thường dùng để xác nhận từng trang hoặc phần sửa, không phải để thay chữ ký ở phần cuối. Một văn bản chỉ có chữ ký nháy mà không có chữ ký chính thức dễ bị tranh cãi về việc đã giao kết hay chưa.
Hai bên ký ở hai thời điểm khác nhau thì hợp đồng có hiệu lực từ ngày nào?
Nếu không có thoả thuận khác, thời điểm giao kết là lúc bên sau cùng ký, và hợp đồng có hiệu lực từ thời điểm đó. Vì vậy nên ghi ngày ký bên cạnh chữ ký của từng bên.
Đã gửi hợp đồng ký sẵn mà muốn rút lại thì làm thế nào?
Nếu bên kia chưa chấp nhận, bên gửi có thể rút lại hoặc thay đổi đề nghị, nhưng thông báo rút lại phải đến trước hoặc cùng lúc bên kia nhận được đề nghị, hoặc theo điều kiện đã nêu. Khi đã ghi thời hạn trả lời, việc rút lại trong thời hạn đó bị hạn chế.
Hộ kinh doanh không có dấu thì ký hợp đồng thế nào?
Hộ kinh doanh do chủ hộ đại diện, ký bằng chữ ký của chủ hộ, ghi rõ họ tên, số giấy tờ và thông tin đăng ký hộ kinh doanh. Việc không có dấu không làm hợp đồng mất giá trị, miễn là người ký đúng là người có quyền.