Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng; phụ lục ký sau thì có hiệu lực từ ngày ký phụ lục, trừ khi các bên thoả thuận một mốc khác hoặc luật buộc hình thức riêng. Theo Bộ luật Dân sự 2015, nội dung phụ lục không được trái với hợp đồng; điều khoản trái thì không có hiệu lực, trừ khi các bên thoả thuận khác. Nếu các bên chấp nhận một phụ lục có điều khoản trái hợp đồng, điều khoản tương ứng trong hợp đồng được coi là đã được sửa đổi.
Trong thực tế, phụ lục là công cụ được dùng nhiều nhất để điều chỉnh giá, khối lượng, tiến độ, thêm hạng mục, gia hạn. Cũng vì dùng nhiều nên lỗi nhiều: phụ lục không ghi ngày, ký khi hợp đồng đã hết hạn, sửa giá cho cả hàng đã giao, thiếu công chứng trong khi hợp đồng gốc có công chứng. Bài này đi qua từng tình huống và đưa ra cách viết để phụ lục làm đúng việc của nó.
Phụ lục là gì và khác văn bản sửa đổi ra sao
Pháp luật dân sự cho phép kèm theo hợp đồng một hoặc nhiều phụ lục để quy định chi tiết một số điều khoản. Phụ lục có thể ký cùng lúc với hợp đồng, như bảng giá, danh mục hàng, tiến độ thanh toán, hoặc ký sau trong quá trình thực hiện để điều chỉnh. Dù ký lúc nào, phụ lục là một phần của hợp đồng, có giá trị ràng buộc như các điều khoản chính.
Trên giấy tờ, nhiều doanh nghiệp gọi là "phụ lục", nhiều nơi gọi là "biên bản thoả thuận sửa đổi" hay "hợp đồng sửa đổi bổ sung". Tên gọi không quyết định bản chất. Điều quyết định là văn bản đó chi tiết hoá hay thay đổi nội dung hợp đồng, có đủ chữ ký của người có thẩm quyền hai bên, và có tuân thủ hình thức của hợp đồng ban đầu không.
Một nguyên tắc dễ quên: hợp đồng sửa đổi phải theo hình thức của hợp đồng ban đầu. Hợp đồng gốc đã công chứng, ví dụ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, thì văn bản sửa đổi nội dung cũng phải công chứng. Ký một tờ phụ lục tay đôi ở nhà để đổi giá trên hợp đồng công chứng là cách làm dễ dẫn tới tranh cãi về hiệu lực của chính tờ phụ lục.
Phụ lục ký sau có hiệu lực từ ngày nào
Bảng dưới tóm các tình huống hay gặp. Ngày ký ở đây là ngày bên sau cùng ký phụ lục; mọi ví dụ là giả định.
| Tình huống | Mốc hiệu lực thường được xác định | Ghi chú |
|---|---|---|
| Phụ lục không ghi ngày hiệu lực riêng | Ngày các bên ký phụ lục | Áp dụng cho phần việc thực hiện từ ngày đó trở đi |
| Phụ lục ghi "có hiệu lực từ ngày 1 tháng sau" | Ngày 1 tháng sau | Thoả thuận hợp lệ, ghi rõ để kế toán áp giá đúng kỳ |
| Phụ lục ghi áp dụng cho các lô đã giao trước đó | Ngày ký, kèm thoả thuận áp dụng cho các lô cũ | Cần đối chiếu lại công nợ và chứng từ của các lô đó |
| Hợp đồng gốc phải công chứng, phụ lục sửa nội dung chính | Ngày phụ lục được công chứng | Phụ lục không công chứng dễ bị tranh cãi về hiệu lực |
| Phụ lục gia hạn ký sau khi hợp đồng đã hết hạn | Phụ thuộc vào việc hai bên có tiếp tục thực hiện và ý chí khi ký | Rủi ro cao, nên ký hợp đồng mới hoặc văn bản ghi rõ việc tái lập |
Ngày ký phụ lục và ngày áp dụng khác nhau là bình thường, miễn là ngày ký được ghi đúng sự thật. Ghi một ngày ký giả lùi về trước để áp giá mới cho hàng đã giao là chuyện khác và có rủi ro riêng.
Khi phụ lục trái với hợp đồng chính
Quy tắc mặc định: điều khoản trái không có hiệu lực. Phụ lục được hiểu là văn bản chi tiết hoá. Nếu nó nói khác hợp đồng mà không có ý định sửa, điều khoản trái bị gạt đi, hợp đồng chính giữ nguyên. Ví dụ giả định: hợp đồng ghi thanh toán trong 30 ngày, phụ lục bảng giá in sẵn câu "thanh toán ngay khi giao", thì câu đó dễ bị coi là không có hiệu lực.
Ngoại lệ: các bên đã chấp nhận phụ lục có điều khoản trái. Bộ luật Dân sự 2015 quy định trường hợp các bên chấp nhận phụ lục có điều khoản trái thì coi như điều khoản trong hợp đồng đã được sửa đổi. Khó khăn là chứng minh "chấp nhận": ký vào phụ lục là một dấu hiệu, thực hiện theo phụ lục nhiều kỳ liền là dấu hiệu khác.
Cách tránh tranh cãi: nói thẳng là sửa. Nếu muốn thay đổi, ghi rõ "Điều 5 của hợp đồng được sửa thành…" thay vì để một bảng biểu im lặng chứa con số khác. Người đọc sau này không phải đoán ý định.
Khi có nhiều phụ lục chồng nhau. Phụ lục sau sửa phụ lục trước là chuyện thường gặp ở hợp đồng dài hạn. Mỗi phụ lục nên có số thứ tự, ngày ký và câu nói rõ nó thay thế điều khoản nào của văn bản nào.
Ký phụ lục gia hạn khi hợp đồng đã hết hạn
Đây là lỗi hay gặp nhất ở hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng cung ứng dịch vụ, hợp đồng đại lý. Hợp đồng hết hạn ngày 31, hai bên vẫn làm tiếp, đến giữa tháng sau mới ký "phụ lục gia hạn". Về lý thuyết, phụ lục là một phần của hợp đồng, mà hợp đồng đã chấm dứt khi hết hạn thì phụ lục bám vào đâu. Trên thực tế, nhiều tranh chấp được giải quyết theo hướng xem văn bản đó như một thoả thuận mới, tái lập quan hệ theo các điều khoản cũ, nhưng cách hiểu không thống nhất.
Cách an toàn là ký gia hạn trước ngày hết hạn. Nếu đã lỡ, nên làm một văn bản tự đứng được: ghi rõ hợp đồng gốc đã hết hạn ngày nào, các bên xác nhận đã tiếp tục thực hiện từ ngày đó, và thống nhất áp dụng lại toàn bộ điều khoản của hợp đồng gốc, có sửa đổi gì thì nêu cụ thể, cho tới ngày mới. Với hợp đồng lao động, Bộ luật Lao động 2019 có quy định riêng cho trường hợp hết hạn mà người lao động vẫn làm việc, không nên xử lý bằng phụ lục gia hạn tuỳ ý.
Hai chỗ phụ lục hay sinh chuyện: thuê mặt bằng và thi công
Ở hợp đồng thuê mặt bằng, phụ lục thường dùng để điều chỉnh giá thuê theo năm, thêm diện tích, đổi lịch thanh toán. Tranh chấp hay xảy ra khi phụ lục tăng giá được ký giữa kỳ thanh toán: bên cho thuê muốn áp giá mới cho cả kỳ đã trả trước, bên thuê cho rằng chỉ áp từ kỳ sau. Câu "áp dụng từ kỳ thanh toán bắt đầu sau ngày ký phụ lục" giải quyết được tình huống này bằng một dòng.
Ở hợp đồng thi công, sửa nhà, phụ lục phát sinh khối lượng là chuyện thường ngày. Chủ nhà đồng ý miệng làm thêm một hạng mục, thợ làm xong mới đưa phụ lục ký, lúc đó giá đã khác lời hẹn. Thói quen tốt là ký phụ lục phát sinh trước khi làm, ghi rõ hạng mục, vật tư, đơn giá, thời gian cộng thêm vào tiến độ. Nếu bắt buộc phải làm gấp, ít nhất hai bên trao đổi bằng tin nhắn có nội dung cụ thể, sau đó ký phụ lục dẫn chiếu tới tin nhắn đó.
Cả hai trường hợp đều cho thấy một điều: ngày ký phụ lục không quan trọng bằng câu nói rõ phụ lục áp cho phần việc nào. Thiếu câu đó, mọi tranh luận sau này đều xoay quanh việc đoán ý định của nhau.
Khi nào nên ký hợp đồng mới thay vì phụ lục
Phụ lục tiện, nhưng có những lúc nó không phải công cụ phù hợp. Các dấu hiệu dưới đây gợi ý nên làm hợp đồng mới hoặc văn bản sửa đổi toàn diện.
- Thay đổi chủ thể: một bên đổi sang pháp nhân khác, không chỉ đổi tên. Đổi tên doanh nghiệp thì thông báo là đủ; đổi sang công ty khác là chuyển giao hợp đồng, cần sự đồng ý theo luật.
- Thay đổi đối tượng chính của hợp đồng: từ thuê kho sang thuê văn phòng, từ mua hàng sang gia công.
- Đã có quá nhiều phụ lục chồng lên nhau, đến mức không ai trong hai bên nói chắc được điều khoản nào đang áp dụng.
- Hợp đồng gốc đã hết hạn từ lâu và hai bên muốn tiếp tục với điều kiện khác hẳn.
- Pháp luật áp dụng đã thay đổi đáng kể kể từ khi ký, ví dụ quy định về đất đai, nhà ở, lao động có luật mới, và cần rà lại toàn bộ cấu trúc.
- Hợp đồng gốc thiếu điều khoản quan trọng như giải quyết tranh chấp, bất khả kháng, và hai bên muốn bổ sung đồng bộ.
Hợp đồng mới nên có câu nói rõ quan hệ với hợp đồng cũ: thay thế hoàn toàn, hay kế thừa công nợ, nghĩa vụ chưa thực hiện.
Soát một phụ lục trước khi ký
Năm phút soát theo danh sách dưới đây tránh được phần lớn tranh chấp về phụ lục.
- Phụ lục dẫn chiếu đúng số, ngày của hợp đồng gốc và các phụ lục trước.
- Ghi ngày ký thật và, nếu cần, ngày bắt đầu áp dụng riêng.
- Nói rõ điều khoản nào của hợp đồng bị sửa, sửa thành gì; những điều khoản khác giữ nguyên.
- Kiểm hình thức: hợp đồng gốc có công chứng, chứng thực hay đăng ký không; nếu có, phụ lục sửa nội dung chính phải theo hình thức đó.
- Kiểm thẩm quyền người ký: cùng người đã ký hợp đồng gốc hoặc người được uỷ quyền hợp lệ.
- Nếu phụ lục áp dụng cho phần việc đã làm, đính kèm bảng đối chiếu số lượng, giá, công nợ.
Phụ lục điều chỉnh giá trị lớn nên được bộ phận kế toán xem cùng lúc với pháp chế, vì ngày áp dụng ảnh hưởng trực tiếp tới hoá đơn và kỳ ghi nhận.
Câu hỏi thường gặp
Phụ lục không có chữ ký của một bên thì có hiệu lực không?
Phụ lục là một thoả thuận, nên cần thể hiện ý chí của cả hai bên. Thiếu chữ ký một bên thì phụ lục khó được coi là đã giao kết, trừ khi có chứng cứ khác cho thấy bên đó đã chấp nhận, ví dụ đã thực hiện theo phụ lục nhiều lần.
Phụ lục có cần đóng dấu không?
Pháp luật doanh nghiệp hiện hành không buộc mọi văn bản phải đóng dấu; việc dùng dấu theo điều lệ, quy chế và thoả thuận của các bên. Nếu hợp đồng gốc quy định văn bản sửa đổi phải có dấu, nên làm đúng như vậy để tránh tranh cãi.
Hợp đồng công chứng có thể sửa bằng phụ lục không công chứng không?
Theo nguyên tắc hợp đồng sửa đổi phải theo hình thức của hợp đồng ban đầu, phần sửa đổi nội dung của hợp đồng đã công chứng nên được công chứng. Phụ lục không công chứng dễ bị tranh cãi về hiệu lực, nhất là khi sửa giá hay đối tượng.
Phụ lục tăng giá có áp dụng cho hàng đã giao trước đó không?
Chỉ khi phụ lục ghi rõ như vậy và cả hai bên đồng ý. Nếu không ghi, phụ lục thường chỉ áp cho phần việc thực hiện từ ngày ký hoặc ngày áp dụng ghi trong phụ lục. Nên kèm bảng đối chiếu để kế toán hai bên khớp số.
Hợp đồng lao động có được sửa thời hạn bằng phụ lục không?
Pháp luật lao động có quy định riêng về phụ lục hợp đồng lao động, trong đó không cho dùng phụ lục để sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động. Muốn thay đổi thời hạn thì ký hợp đồng mới. Nên đối chiếu Bộ luật Lao động 2019 và văn bản hướng dẫn hiện hành.
Có nên gộp nhiều phụ lục cũ thành một bản hợp nhất không?
Nên, khi hợp đồng đã qua nhiều lần sửa. Bản hợp nhất có chữ ký hai bên, ghi rõ thay thế các phụ lục trước, giúp mọi người làm việc với một văn bản duy nhất và giảm nguy cơ áp nhầm điều khoản cũ.