Thư bảo lãnh ngân hàng hết hiệu lực vào ngày hoặc sự kiện ghi trong chính thư bảo lãnh, độc lập với thời hạn của hợp đồng mà nó bảo đảm. Sau thời điểm đó, ngân hàng thường không còn nghĩa vụ thanh toán cho yêu cầu đến muộn; trước thời điểm đó, nghĩa vụ cũng có thể chấm dứt sớm khi bên nhận bảo lãnh giải phóng, khi nghĩa vụ đã thực hiện xong hoặc theo thoả thuận.
Doanh nghiệp xây dựng, nhà cung cấp, nhà thầu và bên mua lớn gặp thư bảo lãnh ngân hàng hằng ngày: bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng, bảo lãnh bảo hành. Bài này không giải thích các loại bảo lãnh, mà tập trung vào câu hỏi thực tế: thư này còn hiệu lực không, đến bao giờ, và làm sao để nó chấm dứt đúng lúc, không sớm hơn, không muộn hơn.
Thư bảo lãnh là cam kết riêng, có ngày hết hạn riêng
Khi ngân hàng phát hành thư bảo lãnh, ngân hàng cam kết với bên nhận bảo lãnh sẽ trả tiền khi có yêu cầu hợp lệ theo điều kiện ghi trong thư. Cam kết này tách khỏi hợp đồng gốc giữa bên được bảo lãnh và bên nhận bảo lãnh ở mức độ nhất định: ngân hàng xem xét yêu cầu thanh toán dựa trên thư và chứng từ kèm theo, không phải xét lại toàn bộ tranh chấp của hợp đồng.
Vì thế, thư bảo lãnh có vòng đời riêng. Hợp đồng xây dựng có thể kéo dài thêm sáu tháng do chậm tiến độ, nhưng nếu thư bảo lãnh thực hiện hợp đồng hết hạn đúng ngày ghi trong thư, bên nhận bảo lãnh mất lớp bảo vệ đó cho phần thời gian kéo dài, trừ khi thư được gia hạn. Ngược lại, hợp đồng đã xong nhưng thư còn hạn, bên được bảo lãnh vẫn đang bị chiếm hạn mức tín dụng hoặc tiền ký quỹ ở ngân hàng.
Quy định về bảo lãnh ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước ban hành và được sửa đổi theo từng thời kỳ; thư bảo lãnh quốc tế còn có thể dẫn chiếu các bộ quy tắc của Phòng Thương mại Quốc tế. Khi đọc một thư bảo lãnh cụ thể, câu chữ trong thư và quy tắc mà thư dẫn chiếu là căn cứ đầu tiên.
Các mốc trên một thư bảo lãnh cần đọc
Không phải thư bảo lãnh nào cũng ghi đủ các mốc dưới đây, nhưng đây là những dòng cần tìm và đánh dấu ngay khi nhận thư.
| Mốc | Ý nghĩa | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Ngày phát hành | Ngày ngân hàng ký thư | Nhầm với ngày bắt đầu có hiệu lực |
| Ngày hoặc điều kiện bắt đầu hiệu lực | Có thể là ngày phát hành, hoặc khi bên được bảo lãnh nhận tiền tạm ứng | Thư tạm ứng chưa có hiệu lực vì tiền tạm ứng chưa về |
| Ngày hết hiệu lực | Hạn chót để yêu cầu thanh toán đến được ngân hàng | Tính theo ngày gửi thay vì ngày ngân hàng nhận |
| Sự kiện hết hiệu lực sớm | Ví dụ khi có biên bản nghiệm thu, khi hoàn trả bản gốc | Không biết sự kiện đã xảy ra, vẫn coi thư là còn |
| Giá trị giảm dần | Giá trị bảo lãnh giảm theo số đã thu hồi hoặc tiến độ | Đòi theo giá trị ban đầu |
| Địa điểm và cách xuất trình yêu cầu | Nộp tại chi nhánh nào, bằng bản giấy hay phương thức điện tử | Gửi đến chi nhánh khác, đến muộn |
Nên đưa ngày hết hiệu lực của mọi thư bảo lãnh vào một bảng theo dõi chung, đặt nhắc trước đủ sớm, ở cả phía bên được bảo lãnh lẫn bên nhận bảo lãnh.
Yêu cầu thanh toán gửi sát ngày hết hạn
Một sai lầm đắt giá của bên nhận bảo lãnh là gửi yêu cầu thanh toán vào ngày cuối cùng bằng đường bưu điện. Với đa số thư bảo lãnh, điều kiện là yêu cầu phải đến được ngân hàng, tại địa điểm ghi trong thư, trong thời hạn hiệu lực. Thư gửi đi trước hạn nhưng đến sau hạn có nguy cơ bị từ chối.
Yêu cầu thanh toán cũng phải đúng hình thức thư bảo lãnh đòi hỏi: có văn bản yêu cầu nêu bên được bảo lãnh vi phạm nghĩa vụ, kèm chứng từ cụ thể, có chữ ký người có thẩm quyền. Thiếu một chứng từ, ngân hàng có thể từ chối; và nếu đến lúc bổ sung thì thư đã hết hạn, quyền đòi theo thư coi như mất.
Ví dụ giả định: một chủ đầu tư ở Gia Lai phát hiện nhà thầu bỏ dở công trình, nhưng đợi tới tuần cuối cùng của thư bảo lãnh thực hiện hợp đồng mới chuẩn bị hồ sơ. Văn bản yêu cầu thiếu chữ ký của người được uỷ quyền đúng thẩm quyền, ngân hàng từ chối, và khi sửa xong thì thư đã hết hạn. Chủ đầu tư vẫn có thể kiện nhà thầu theo hợp đồng, nhưng mất đi khoản tiền gần như chắc chắn từ ngân hàng.
Gia hạn thư bảo lãnh và yêu cầu "gia hạn hoặc trả tiền"
Khi hợp đồng gốc kéo dài, bên nhận bảo lãnh thường yêu cầu gia hạn thư. Gia hạn là việc ngân hàng phát hành văn bản sửa đổi thư bảo lãnh, theo đề nghị của bên được bảo lãnh và với sự đồng ý của ngân hàng. Bên nhận bảo lãnh không tự gia hạn được; ngân hàng cũng không tự gia hạn nếu bên được bảo lãnh không đề nghị.
Trong thực tế, bên nhận bảo lãnh đôi khi gửi cho ngân hàng một yêu cầu kiểu "gia hạn thư hoặc thanh toán ngay". Với ngân hàng, đây là một yêu cầu thanh toán có kèm đề nghị thay thế; ngân hàng sẽ hỏi bên được bảo lãnh có muốn gia hạn không. Nếu bên được bảo lãnh không đồng ý gia hạn và yêu cầu thanh toán hợp lệ, ngân hàng có thể phải trả tiền.
Với bên được bảo lãnh, điều này có nghĩa là không nên đợi bị ép. Khi thấy hợp đồng sẽ kéo dài quá ngày hết hạn của thư, nên chủ động thương lượng với bên nhận bảo lãnh và đề nghị ngân hàng gia hạn sớm, vì gia hạn cần thời gian thẩm định, có thể cần bổ sung tài sản bảo đảm hoặc ký quỹ.
Trả bản gốc thư bảo lãnh và văn bản giải toả
Hết hạn không cần trả bản gốc, trừ khi thư quy định khác. Với đa số thư, nghĩa vụ của ngân hàng chấm dứt khi qua ngày hết hiệu lực mà không có yêu cầu thanh toán hợp lệ, dù bản gốc vẫn nằm ở bên nhận bảo lãnh. Một số thư lại ghi chấm dứt khi bản gốc được hoàn trả; khi đó việc thu hồi bản gốc là quan trọng.
Giải toả trước hạn. Khi nghĩa vụ đã thực hiện xong sớm, như công trình nghiệm thu, hàng đã giao đủ, bên được bảo lãnh có thể đề nghị bên nhận bảo lãnh gửi văn bản giải phóng ngân hàng khỏi nghĩa vụ. Văn bản này giúp chấm dứt thư trước hạn và giải phóng hạn mức.
Ai giữ bản gốc ở bên nhận. Trong doanh nghiệp, bản gốc thư bảo lãnh nên do một bộ phận cụ thể giữ. Thất lạc bản gốc có thể làm việc yêu cầu thanh toán phức tạp hơn nếu thư đòi xuất trình bản gốc.
Bản gốc mất khi thư còn hạn. Bên nhận bảo lãnh nên báo ngay cho ngân hàng phát hành và hỏi cách xử lý theo quy trình của ngân hàng.
Bảo lãnh tạm ứng, bảo hành, dự thầu: hết hiệu lực theo sự kiện
Mỗi loại thư bảo lãnh trong hợp đồng xây dựng, mua bán thường gắn với một sự kiện kết thúc riêng. Biết sự kiện đó giúp bạn tính đúng ngày thư hết vai trò.
- Bảo lãnh dự thầu: thường hết khi bên mời thầu công bố kết quả và nhà thầu trúng thầu nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng, hoặc khi hết thời hạn ghi trong thư.
- Bảo lãnh tạm ứng: giá trị thường giảm dần theo số tiền tạm ứng đã được thu hồi qua các lần thanh toán, và hết khi tạm ứng được thu hồi đủ.
- Bảo lãnh thực hiện hợp đồng: thường hết khi công trình, hàng hoá được nghiệm thu, bàn giao và bên được bảo lãnh chuyển sang nghĩa vụ bảo hành.
- Bảo lãnh bảo hành: hết khi kết thúc thời gian bảo hành ghi trong hợp đồng, nếu không có yêu cầu nào được đưa ra trong thời gian đó.
- Bảo lãnh thanh toán: hết khi bên mua đã thanh toán đủ, hoặc đến ngày hết hạn ghi trong thư.
Điều kiện cụ thể luôn theo câu chữ của từng thư và hợp đồng gốc; danh sách trên chỉ là mô hình thường gặp. Hồ sơ hợp đồng nên ghi rõ thời điểm mỗi thư được hoàn trả hoặc giải toả để hai bên không phải tranh cãi.
Phía bên được bảo lãnh: giải toả thư để lấy lại hạn mức
Mỗi thư bảo lãnh còn hiệu lực đều chiếm một phần hạn mức tín dụng hoặc tiền ký quỹ, và thường kèm phí. Giải toả đúng lúc là tiền thật với doanh nghiệp nhỏ.
- Lập danh sách mọi thư bảo lãnh đang còn hiệu lực, kèm hợp đồng gốc, ngày hết hạn, giá trị hiện tại.
- Với từng thư, xác định nghĩa vụ được bảo đảm đã xong chưa: đã nghiệm thu, đã thu hồi đủ tạm ứng, đã qua thời gian bảo hành.
- Với thư mà nghĩa vụ đã xong, đề nghị bên nhận bảo lãnh gửi văn bản giải phóng hoặc hoàn trả bản gốc cho ngân hàng.
- Gửi đề nghị giải toả cho ngân hàng kèm văn bản của bên nhận bảo lãnh, theo mẫu và quy trình của ngân hàng.
- Kiểm tra lại với ngân hàng rằng hạn mức hoặc tiền ký quỹ đã được giải phóng, phí bảo lãnh đã dừng tính.
- Với thư sắp hết hạn mà nghĩa vụ chưa xong, chủ động bàn với bên nhận bảo lãnh và ngân hàng về gia hạn trước khi bị yêu cầu thanh toán.
Nhiều doanh nghiệp phát hiện mình đang trả phí cho những thư bảo lãnh của công trình đã bàn giao từ lâu, chỉ vì không ai đi xin văn bản giải toả.
Câu hỏi thường gặp
Thư bảo lãnh hết hạn nhưng hợp đồng chưa xong thì bên nhận còn đòi ngân hàng được không?
Thường là không, vì thư bảo lãnh có ngày hết hiệu lực riêng, độc lập với hợp đồng gốc. Sau ngày đó ngân hàng không còn nghĩa vụ với yêu cầu mới. Bên nhận vẫn có thể đòi bên được bảo lãnh theo hợp đồng, nhưng mất lớp bảo đảm từ ngân hàng.
Gửi yêu cầu thanh toán bảo lãnh qua bưu điện trước ngày hết hạn nhưng ngân hàng nhận sau thì sao?
Với đa số thư bảo lãnh, yêu cầu phải đến được ngân hàng tại địa điểm ghi trong thư trong thời hạn hiệu lực. Yêu cầu đến muộn có nguy cơ bị từ chối. Nên gửi sớm, đúng địa điểm và đủ chứng từ theo thư.
Ai đề nghị gia hạn thư bảo lãnh?
Bên được bảo lãnh đề nghị ngân hàng gia hạn, ngân hàng xem xét và phát hành văn bản sửa đổi. Bên nhận bảo lãnh có thể yêu cầu gia hạn như một điều kiện của hợp đồng nhưng không tự gia hạn được.
Thư bảo lãnh hết hạn rồi có phải trả lại bản gốc cho ngân hàng không?
Tuỳ nội dung thư. Với đa số thư, nghĩa vụ chấm dứt khi qua ngày hết hiệu lực dù bản gốc chưa trả. Một số thư ghi chấm dứt khi hoàn trả bản gốc; khi đó việc thu hồi bản gốc là cần thiết để giải phóng nghĩa vụ.
Công trình đã nghiệm thu, làm sao để thư bảo lãnh thực hiện hợp đồng chấm dứt sớm?
Đề nghị bên nhận bảo lãnh gửi văn bản giải phóng ngân hàng khỏi nghĩa vụ hoặc hoàn trả bản gốc, rồi gửi đề nghị giải toả cho ngân hàng theo quy trình của họ. Việc này giúp lấy lại hạn mức và dừng phí bảo lãnh.
Giá trị bảo lãnh tạm ứng có giữ nguyên đến khi hết hạn không?
Thường không. Nhiều thư bảo lãnh tạm ứng quy định giá trị giảm dần theo số tiền tạm ứng đã được thu hồi qua các lần thanh toán. Bên nhận chỉ đòi được trong phạm vi giá trị còn lại tại thời điểm yêu cầu.